Wie der digitale Arbeitsplatz Ihre Produktivität erhöht

“The future of work is really about people deciding to live and work in the way they want.”
(Die Zukunft der Arbeit besteht darin, dass die Menschen sich entscheiden können, so zu leben und zu arbeiten, wie sie es wollen.)

Dieses Statement der CEO von TaskRabbit, Stacey Brown Philpot, fasst sehr treffend zusammen, welche Rolle die Arbeit in den nächsten Jahren einnehmen wird.

Wir leben in einer Welt, in der zahllose Informationen frei zugänglich sind, in der Kommunikation in Sekunden um den halben Erdball erfolgt und in der es für scheinbar jeden Bedarf gleich mehrere Lösungswege gibt. Die moderne Technologie hat uns ein neues Verständnis von Freiheit, Flexibilität und Mobilität verliehen. Genau diese Werte suchen wir zunehmend auch im Arbeitsleben.

Eine Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern diese Bedingungen zu liefern, während die Organisation gleichzeitig von maximaler Produktivität und Agilität profitiert, ist der digitale Arbeitsplatz.

Arbeitswelt 4.0 und der digitale Arbeitsplatz

Modern Workplace, Digital Workplace, Arbeitsplatz der Zukunft – der digitale Arbeitsplatz hat viele Namen, beschreibt aber im Grunde genommen immer das Gleiche. Gemeint ist damit ein Konzept, das Mitarbeitern ermöglicht, ihre täglichen Aufgaben effizient in einem adäquaten Umfeld zu erledigen.

Damit drängt sich unweigerlich die Frage auf: Was ist daran jetzt neu? Ein Arbeitsplatz hat schließlich seit jeher den Zweck, das Arbeiten bestmöglich zu erleichtern. Das ist so selbstverständlich wie das Amen in der Kirche.

Das eigentliche Novum ist tatsächlich nicht der Arbeitsplatz selbst. Es steckt in dem Wort digital. Dieses Buzzword begegnet uns in den letzten Jahren nahezu überall. Ob Einkäufe, Dienstleistungen oder Beratungsservices, immer mehr Prozesse lassen sich virtuell realisieren. Die fortschreitende digitale Transformation hat Wirtschaft und Verwaltung fest im Griff und ist noch lange nicht abgeschlossen.

Doch das ist nicht die einzige Entwicklung, die zu einer tiefgreifenden Veränderung der Arbeitswelt führt:

• Generationenmanagement – Mit dem Eintritt der Generation Z befinden sich derzeit gleich fünf verschiedene Generationen auf dem Arbeitsmarkt. Dabei hat jede ihre eigenen Vorstellungen und Bedürfnisse an eine Arbeitsumgebung.
• Sozialer Wandel und Kulturwandel – Immer schnellere Umwälzungen lösen bei vielen Menschen den Wunsch nach mehr Bewusstsein, Nachhaltigkeit, Sinnhaftigkeit und Freiheit im beruflichen Leben aus.
• Globalisierung – Die zunehmende Internationalisierung hält weiter an. Immer mehr Unternehmen kooperieren mit Partnern weltweit oder unterhalten selbst Niederlassungen im Ausland.
• Wachsende Weltmärkte und Konkurrenz – Dank einer stabilen Wirtschafts- und Finanzordnung nehmen immer mehr Unternehmen am Markt teil, was den Wettbewerb und den Kampf um Einfluss verschärft.
• Fachkräftemangel – Die Effekte des demografischen Wandels machen sich langsam bemerkbar. Mit dem zunehmenden Alter eines großen Teils der Bevölkerung fehlen immer mehr Nachwuchs- und Fachkräfte als wichtiger Wirtschaftsfaktor für Unternehmen.

Die Summe all dieser Einflüsse führt unweigerlich zu einer wichtigen Debatte: Wie sieht das Arbeiten der Zukunft aus und wie gelingt es Unternehmen, all diesen Herausforderungen gerecht zu werden?

Was ist ein digitaler Arbeitsplatz?

Die Antwort auf diese Frage ist ein tiefgreifender Paradigmenwechsel. Um Mitarbeiter und Kunden dauerhaft zufrieden zu stellen, reicht es nicht länger aus, Arbeit isoliert zu betrachten.

Vielmehr benötigen Unternehmen eine Art ausbalanciertes Ökosystem, dass Strategie, Management, technische Tools, Kommunikation, Arbeitsmodelle und entsprechende Werte vereint.

Mit der Digitalisierung und der Einführung von New Work-Konzepten wie das Arbeiten im Homeoffice oder Desk-Sharing versuchen viele smarte Unternehmen bereits, ihre Geschäftsprozesse dahingehend zu transformieren. Wer diese Umstellung nur zögerlich begonnen hatte, dem wurde spätestens durch die Corona-Krise bewusst, dass der Wandel der Arbeitswelt unaufhaltsam und bereits gelebte Realität ist.

Das Ziel ist dabei für alle gleich: Eine innovative Arbeitsumgebung zu schaffen, die den Ansprüchen einer digitalen Gesellschaft gerecht wird, die Wünsche von Mitarbeitern wie auch Kunden erfüllt und Organisationen so erlaubt, von bestmöglichen Ergebnissen zu profitieren.

Einer der größten Grundpfeiler dieser Arbeitsumgebung ist der digitale Arbeitsplatz.

Der digitale Arbeitsplatz ist die moderne, virtuelle Weiterentwicklung des traditionellen Arbeitsplatzes. Doch auch wenn das vermutlich Ihre erste Assoziation ist, ein Digital Workspace ist kein rein physischer Ort. Er ist vielmehr ein Zusammenspiel aus haptischen, technischen und digitalen Hilfsmitteln, das Mitarbeitern ideale Arbeitsbedingungen bieten soll.

Die wichtigsten Eigenschaften eines digitalen Arbeitsplatzes

Ihre Mitarbeiter können auf jegliche von ihnen benötigte Software, Kommunikationskanäle und Integrationen über einen einzelnen, digitalen Zugang zugreifen. Alle Informationen und Konten sind miteinander verknüpft, sodass ein smartes und dynamisches System zum Zusammenarbeiten entsteht. Die Benutzeroberfläche sollte dabei möglichst einfach bedienbar sein, damit sie von Angestellten verschiedener Generationen intuitiv genutzt werden kann.

Ortsunabhängigkeit

Für die Nutzung des digitalen Arbeitsplatzes braucht es nur ein adäquates Endgerät und einen Internetanschluss. Sind diese Dinge vorausgesetzt, so können Ihre Mitarbeiter zu jeder Zeit und von jedem Ort aus arbeiten. Das erleichtert Arbeitsmodelle wie Homeoffice, Remote Work, Desk Sharing und Coworking.

Der digitale Arbeitsplatz ermöglicht Mitarbeitern sich individuell für einen Arbeitsplatz zu entscheiden.

 

Innovation

Programme, die sich an wiederkehrende Prozesse anpassen; Anwendungen, die individuell auf die Bedürfnisse abgestimmt werden können; virtuelle Assistenz und andere KI-Technologien, die Hilfestellungen geben – der digitale Arbeitsplatz ist leicht optimierbar und kann nahtlos um kommende IT-Neuerungen erweitert werden.

Kollaboration

Ihre Mitarbeiter erhalten mit einem Digital Workspace auf Ebene der Infrastruktur alle Ressourcen, die sie zum Erledigen ihrer Aufgaben benötigen. Der Austausch mit Kollegen und Kunden kann mittels diverser Kanäle wie E-Mail, Telefonate, Videokonferenzen und Messenger direkt und in Echtzeit erfolgen. Diese Flexibilität trägt dazu bei, dass Mitarbeiter ihr Potenzial und Wissen zielgerichtet und effizient einsetzen können.

Vorteile des digitalen Arbeitsplatzes

• Stärkere Flexibilität und Mobilität – Moderne New Work-Konzepte wie beispielsweise Remote Work oder Hybrid-Modelle aus Homeoffice und Präsenz vor Ort lassen sich mit einem digitalen Arbeitsplatz problemlos umsetzen. Das gilt sowohl national wie international.
• Höhere Produktivität – Einmal adäquat eingerichtet, bietet der Workspace alles, was ein Mitarbeiter benötigt, um effizient, schnell und bestmöglich zu arbeiten.
• Kostenersparnis – Mit der Digitalisierung von Projekten geht eine Optimierung von Arbeitsabläufen einher, die wertvolle Ressourcen spart. Zudem können Modelle wie Desk-Sharing oder Remote Work besser verfolgt werden, was die Betriebskosten für Büroräume senkt.
• Attraktivität für Bewerber – Im immer härteren Kampf um Fach- und Nachwuchskräfte kann der digitale Arbeitsplatz ein wichtiges Argument für das Werben von Kandidaten sein.
• Größere Mitarbeiterzufriedenheit – Der Arbeitsplatz der Zukunft bietet Angestellten nicht nur ein ideales Umfeld, um motiviert den eigenen Aufgaben nachzugehen. Die gewonnene Freiheit in der Gestaltung des eigenen Arbeitsumfeldes trägt zudem dazu bei, dass sie sich wohler fühlen.
• Gesteigerte Wettbewerbsfähigkeit – Eine innovative und angenehme Arbeitsumgebung für Mitarbeiter ist essentiell, um als Unternehmen in Zeiten der schnelllebigen Digitalisierung zu bestehen.

 

Wie wird ein digitaler Arbeitsplatz eingerichtet?

An dieser Stelle sei gesagt, dass keine allgemeingültige Universallösung existiert. Die Einrichtung eines Digital Workspace ist eine sehr individuelle Angelegenheit, die jede Organisation nach ihren eigenen Voraussetzungen, Bedürfnissen und Kompetenzen gestalten sollte.

Neben einen grundsätzlich digitalen Mindset im Unternehmen ist die wohl wichtigste Komponente dabei eine geeignete IT-Infrastruktur, die Ihren Mitarbeitern ermöglicht, sich auszutauschen, synchronisiert auf Daten zuzugreifen und notwendige Integrationen zu nutzen. Der Trend geht hierbei stark zu Cloud-basierten Lösungen, da diese die nötige Skalierbarkeit und Flexibilität bieten, gleichzeitig aber ihre hauseigene IT-Abteilung entlasten.

Eine Option, die sich beispielsweise für den Einsatz als Arbeitsplattform eines digitalen Arbeitsplatzes eignet, ist Microsoft365. Es vereint unterschiedlichste Anwendungen in einer Benutzeroberfläche, wodurch Sie gleichzeitig von verschiedenen Funktionen und Diensten profitieren können. Dazu gehören die Datenspeicherung und -verwaltung, Kommunikation, Kollaboration, das Bearbeiten von Dokumenten und das Managen von Unternehmensprozessen.

Neben IT-Applikationen, die Zusammenarbeit ermöglichen, benötigen Ihre Mitarbeiter moderne Endgeräte, um mit den Anwendungen arbeiten zu können. Die übliche Grundausstattung umfasst in der Regel ein Notebook inklusive Kamera, und ein Headset. Genauso können sie aber auch über Tablets oder Smartphones auf ihren digitalen Arbeitsplatz zugreifen. Die Grundvoraussetzung ist in jedem Fall eine stabile Internetverbindung.

Damit ist die Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes aber noch lange nicht abgeschlossen. Wie bereits angedeutet, geht mit dem Prozess eine komplette Veränderung Ihrer Unternehmenskultur, dem Management und der Kommunikation einher.

Dieser Transformationsprozess hin zum effizienten digitalen Arbeiten kann ohne vorherige Erfahrung und vor allem bei laufendem Tagesgeschäft eine große Herausforderung sein. Greifen Sie daher bei der Umstellung gegebenenfalls auf die Fachkompetenz von Experten zurück, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Strategie verfolgen und dabei die für Sie optimale Infrastruktur nutzen.

Der Transformationsansatz nach grandega

Als Management- und Technologieberatung haben wir zahlreiche Organisationen auf ihrem Weg zum digitalen Arbeitsplatz unterstützen dürfen. Unsere Erfahrungswerte dabei zeigten, dass der Wandel zum modernen und intelligenten Workspace nicht nur eine reine Technikfrage ist, sondern ein ganzheitliches Konzept benötigt.

Unser Transformationsansatz baut deshalb auf vier wichtigen Säulen auf:

• Menschliche Transformation -> Einarbeitung der Mitarbeiter in neue Systeme in Wellen sowie die Optimierung der Teamlandschaft
• Geschäftsprozess-Transformation -> Einführung neuer Workflows und Funktionen
• Organisatorische Transformation -> Etablierung von Visionen und Modellen für agiles Zusammenarbeiten
• Technologie Transformation -> Einrichtung einer geeigneten IT-Infrastruktur

Wenn wir auch Sie mit unserem Knowhow bei Ihrem Transformationsprozess zum digitalen Arbeitsplatz unterstützen dürfen, kontaktieren Sie uns gern.