Fast 50 % der von Unternehmen eingeführten ERP-Projekte scheitern beim ersten Versuch. Sie lesen richtig, das ist nahezu jede zweite Organisation. Keine Sorge, wir hatten nicht vor, Sie direkt mit unserem Einstieg in das Thema zu demotivieren. Das hier ist eher ein Weckruf.
Eine erfolgreiche ERP-Transformation geschieht nicht von selbst, auch nicht von einem Tag auf den anderen und ist vor allem nicht selbstverständlich. Sie ist das Produkt einer durchdachten Strategie, welche eine Reihe an sehr bewussten Entscheidungen hinsichtlich der angestrebten Ziele, der gewählten Methoden und der eingebundenen Partner beinhaltet.
In diesem Artikel gehen wir tiefer darauf ein, was den Unterschied zwischen einer erfolgreichen und einer gescheiterten ERP-Transformation ausmachen kann.
Macht ein ERP-Transformationsprozess überhaupt Sinn?
Angesichts der hohen Negativquote drängt sich vordergründig natürlich eine Frage auf: Warum setzen sich Unternehmen überhaupt den Risiken aus, die ein so tiefgreifender Prozess wie eine ERP-Transformation mit sich bringt? Die Antwort ist simpel. Der mögliche Gewinn, der auf der anderen Seite der Gleichung steht, überzeugt noch mehr.
Eine Studie der Panorama Consulting Group aus dem Jahr 2018 ergab, dass die Hauptmotivation für Organisationen, ein neues ERP einzuführen, in der Steigerung ihrer Leistung liegt.
Die Erwartungen wurden von der Erhebung bestätigt: 49 % der Teilnehmer gaben an, dass sich nach der Einführung eines neuen ERP alle wesentlichen Geschäftsprozesse verbessert haben. Gelingt also die Implementierung eines neuen ERP-Systems, so ergeben sich daraus erhebliche Vorteile für das gesamte Unternehmen.
Transparenz, Einfachheit, Digitalisierung, bessere Schnittstellen – die Liste der Mehrwerte von ERP-Softwares ist lang und macht deutlich, dass diese das Fundament für eine resiliente und zukunftsfähige IT- und Businessarchitektur bildet. Diese Aussicht auf eine bessere Gesamtperformance und die dadurch geweckte Hoffnung auf eine langfristige Wettbewerbsfähigkeit sind für viele Unternehmen Grund genug, den Versuch eines Transformationsprozesses zu starten.
Hinzu kommt ein weiterer Faktor (den leider die Hälfte aller Organisationen außer Acht lässt): Die Risiken des Scheiterns einer ERP-Einführung lassen sich deutlich verringern.
7 typische Fehler, die Sie bei Ihrer ERP-Transformation unbedingt vermeiden sollten
Für uns Menschen war der Wandel schon immer eine Herausforderung. Den meisten von uns fällt es von Natur aus eher schwer, uns auf neue Situationen einzulassen und Veränderungen zu akzeptieren. Die Macht der Gewohnheit, individuelles Beharrungsvermögen und Komfortzonen sind hierbei bedauerlicherweise keine große Hilfe.
Auch wird es seit der Corona-Pandemie und der dadurch rapide vorangetriebene Digitalisierung insbesondere für Führungskräfte immer schwerer, Transformationen nachhaltig umzusetzen. Innovative Tools, Remote-Work, Hybridlösungen und volatile Rahmenbedingungen bringen neue Herausforderungen mit sich – nicht nur technologischer, sondern vor allem auch menschlicher Art.
Auch wenn jedes Unternehmen vor diesem Hintergrund seine eigene kleine Welt ist und ganz individuelle Herausforderungen zu bewältigen hat, bewährt sich in der Praxis jedoch meist ein und dieselbe Strategie:
Die Anwendung eines durchdachten Change-Managements, das neben technologischen und strukturellen Aspekten auch die Veränderung der Arbeitsweisen und Arbeitskultur berücksichtigt.
Dazu gehört auch, typische Fehler zu vermeiden, die bei der Einführung von ERP-Systemen begangen werden:
1. Transformationen erst dann starten, wenn Release-Wechsel anstehen oder der ERP-Support eingestellt wird?
Nicht selten leiten Unternehmen einen Wechsel ihrer ERP-Software erst ein, wenn der Support oder andere Serviceleistungen des bisherigen Anbieters nicht mehr zur Verfügung stehen. In anderen Worten – viel zu spät.
Durch zu langes Warten geht Ihnen wertvolle Zeit verloren, in der Sie den Wandel vorbereiten und strukturieren können. Ihre MitarbeiterInnen benötigen genügend Vorlauf, um sich auf die neuen Systeme einzustellen.
So vermeiden Sie eventuelle Produktivitätsverluste und Enttäuschungen, die bei dem Mantra „Das wird schon irgendwie funktionieren” vorprogrammiert sind.
2. Transformationen planen, ohne „best practices“ einzubeziehen.
Neue Systeme zu etablieren, bedarf entsprechender Expertise. Sowohl auf technologischer als auf menschlicher Seite.
Sparen Sie deshalb nicht an der falschen Stelle und investieren Sie in versierte externe Beratung bei der Initiierung, Vorbereitung, Umsetzung und Nachbereitung Ihres ERP-Umstiegs.
So kommen Sie in den Genuss von gleich zwei Vorteilen. Auf der einen Seite erhalten Sie fachliches und interdisziplinäres Know-how, dass sich durch eigenes Personal oftmals nur schwer abdecken lässt.
Zum anderen kann sich der objektivere externe Blickwinkel auf das eigene Unternehmensgefüge als sehr nützlich erweisen. Er lässt externe Experten Optimierungspotenziale erkennen, die für Sie selbst wie blinde Flecke im Geschäftsalltag sind.
3. Nicht den passenden Implementierungspartner auswählen, der zum eigenen Unternehmen passt.
Eine ERP-Transformation ist kein Projekt, das sich mal ebenso nebenbei durchführen lässt. Genauso wenig reicht dafür ein Zeitplan von einer Woche aus. Im Gegenteil, der Umstieg auf eine neue ERP-Software ist vielschichtig und langwierig.
Deswegen sollten Sie, in Anknüpfung an den eben erwähnten zweiten Punkt, Implementierungspartner wählen, die Sie über die gesamte Dauer des Transformationsprozesses effizient und zuverlässig unterstützen.
Ideal wäre es, neben den System-Integratoren eine weitere unabhängige Partei hinzuzuziehen, die unter anderem nicht davon profitiert, wenn sich Ihre Transformation (unnötig) in die Länge zieht oder Lösungen implementiert, die eine dauerhafte Abhängigkeit zur Folge haben.
Stattdessen sollte Ihr Partner verstehen, was die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens sind, von Beginn an transparent kommunizieren, zeitliche wie finanzielle Vereinbarungen einhalten und Sie auf allen Ebenen des Veränderungsprozesses proaktiv begleiten.
4. Keine Analyse der Auswirkungen der Veränderungen durchführen.
Umstellungen in den Kernprozessen eines Unternehmens sind sehr komplexe Angelegenheiten. Schon die Modifikation eines kleinen Teils im Gefüge kann einen erheblichen Einfluss auf andere Abteilungen, Abläufe und Produkte haben.
Es braucht ausreichend Zeit, um bei einer Einführung einer neuen ERP-Software zu definieren, wie diese verschiedenen End-to-End-Geschäftsprozesse abgebildet, miteinander verbunden und konfiguriert werden.
Deshalb müssen Sie gewährleisten, dass die Integration in die Abläufe Ihrer Organisation nicht nur im Kontext des Projektes funktioniert, sondern auch fortlaufend im Gesamtkontext getestet wird. Nur so lässt sich sicherstellen, dass die ERP-Lösung der Komplexität Ihrer Anforderungen in der Praxis wirklich gerecht wird.
5. Das Training falsch angehen.
Betrachten Sie die Schulung Ihrer Angestellten auf das neue ERP-System nicht einfach nur als technisches Training. Viel wichtiger als das Erlernen des Umgangs mit der neuen Software ist es, ein Verständnis für die Entwicklung und Veränderung der täglichen Aufgaben und Abläufe zu vermitteln.
Wie werden Prozesse in Zukunft aussehen? Welche neuen Verantwortungen und Rollen werden Ihre MitarbeiterInnen zukünftig erfüllen müssen? Wie zahlt das Handeln und die Aufgaben einzelner in Ihre Unternehmensstrategie ein? Diese Punkte sollten Sie mit genügend Vorlaufzeit bereits während der Umstellungsphase mit Ihrem Team erarbeiten. Nach dem Go-Live ist es dafür zu spät.
6. Keine Koordination von Kommunikation und Schulungen.
Fehlende und unvollständige Informationen rund um ein Transformationsvorhaben können schnell dazu führen, dass Teams dieses skeptisch betrachten oder sogar ganz ablehnen.
Um Ihre Mitarbeitenden zu erreichen und sie auf die bevorstehenden Entwicklungen einzuschwören, sollten Sie deshalb einen detaillierten Kommunikations- und Schulungsplan erstellen.
Dabei ist wichtig, jede Botschaft, auf die verschiedenen Interessengruppen, Abteilungen und Zielgruppen zuzuschneiden, um die Akzeptanz Ihrer MitarbeiterInnen gegenüber den Veränderungen in ihren Aufgabenbereichen zu erhöhen. Zudem sollten Schulungen und Trainings frühzeitig angekündigt und durch Ansprechpartner für etwaige Fragen begleitet werden.
7. Kontraproduktiv kommunizieren.
Bei Ihrer internen Kommunikation sollten Sie neben der Quantität auch auf Qualität setzen. Eine ERP-Transformation ist ein großer Einschnitt für Ihre Beschäftigten, der bisher verfolgte Routinen auf den Kopf stellt. Das birgt großes Potenzial für verdeckte Machtkämpfe, Widerstände und Frustration.
Dem können Sie entgegenwirken, indem Sie zu jedem Zeitpunkt offen kommunizieren, warum Sie eine Umstellung durchführen, welchen Nutzen sie hat und warum das für alle Beteiligten wichtig ist. Beziehen Sie dabei all Ihre MitarbeiterInnen ein, unabhängig von Hierarchien oder fachlichen Abteilungen. Machen Sie Fortschritte sichtbar und feiern Sie Projekterfolge gemeinsam.
Auf diese Weise schaffen Sie eine Art kognitiver Konsonanz Ihrer Mitarbeitenden. Das heißt, ihre jeweiligen Erwartungen und Haltungen sind besser auf die Ereignisse abgestimmt, wodurch mögliche Reibungspunkte wegfallen.
Zugegeben, eine ERP-Transformation mag auf den ersten Blick überwältigend erscheinen. Es müssen die richtigen Entscheidungen getroffen und die Veränderung gut geplant, kommuniziert und nachhaltig etabliert werden. Höchstwahrscheinlich werden Sie auf Widerstand und Situationen treffen, auf die Sie nicht vorbereitet waren.
Umso wichtiger ist es, dass Ihr Veränderungsprozess fundiert ist. Zum einen, indem IT- und Geschäftsfunktionen sowie der menschliche Aspekt Ihres Unternehmens wirklich aufeinander abgestimmt sind.
Zum anderen, indem Sie sich Implementierungspartner zur Seite holen, mit deren Expertise selbst unvorhergesehene Fallstricke keinerlei Hindernis darstellen. Ein Partner, der Handlungsfelder früh erkennt, genügend Mut für progressive Entscheidungen mitbringt und Ihnen offen sagt, wenn der Weg angepasst werden muss.
Und der Sie davor bewahrt, unnötige Fehler zu begehen, sodass Sie am Ende des Transformationsprozesses zu den 50 % der erfolgreichen Unternehmen gehören.
Wir übernehmen diesen Part gern für Sie! Lernen Sie uns bei einem unverbindlichen Erstgespräch kennen, damit wir Ihnen mehr über unseren Ansatz bei ERP-Transformationen erzählen können.
