Vendor Management: Professioneller Umgang mit Lieferanten

Was haben ein Handwerksbetrieb um die Ecke und ein DAX-Unternehmen gemeinsam? Beide führen Beziehungen zu Vendoren und für beide ist es essentiell, dass diese erfolgreich verlaufen.

Aber was genau sind eigentlich Vendoren? Warum ist es wichtig, den Umgang mit ihnen strategisch und operativ zu steuern? Und welche Vorteile ergeben sich daraus für Unternehmen?

Diese und weitere Fragen klären wir in dieser kurzen Vorstellung des Vendor Managements.

 

Was ist Vendor Management?

Um besser zu verstehen, was es mit dem Konzept auf sich hat, starten wir mit einem Praxisbeispiel. Stellen Sie sich vor, Sie eröffnen einen Laden für Wohndekoration.

Damit Ihre Kunden nicht in einem leeren Verkaufsraum stehen, benötigen Sie diverse Waren. Sie gewinnen einen Hersteller einzigartiger Lampen aus Norddeutschland für sich. Ebenso beziehen Sie Vasen von einem Glaskünstler in Österreich und Teppiche aus dem Orient. Selbst für administrative Aufgaben benötigen Sie Material, sei es die Papierrolle für Kassenzettel oder die Druckerpatrone. Die Liste lässt sich beliebig weiterführen.

Nun erfreut sich Ihr erster Laden so großer Beliebtheit, dass Sie kurz darauf bereits die Filialen Nummer 2 und 3 eröffnen. Allerdings nicht im gleichen Ort, sondern in zwei weiteren Städten.

Als wäre das noch nicht komplex genug, benötigen die beiden neuen Standorte natürlich ebenfalls ein vielfältiges Angebot. Hinzu kommen Ausgaben für wichtige Services wie die Reinigung Ihrer Geschäfte oder auch die Überwachung durch einen Sicherheitsdienst.

Stellen Sie sich nun vor, dass Sie für jede einzelne Ware und jede einzelne Dienstleistung einen anderen Anbieter in Anspruch nehmen. Würden Sie ohne weitere Hilfsmittel den Überblick über alle Aktivitäten behalten können?

Genau an diesem Punkt setzt das Vendor Management an. Im Deutschen wird das englische Wort häufig mit dem Lieferantenmanagement gleichgesetzt. Tatsächlich geht das Konzept in der Praxis aber darüber hinaus. Es schließt als Vendoren all jene Akteure ein, die Leistungen für ein Unternehmen erbringen. Das sind, neben den Lieferanten von Waren, auch Dienstleister und andere Outsourcing-Partner wie beispielsweise Unternehmensberater.

Das Vendor Management, kurz VM, umfasst also die strategische und operative Steuerung von Geschäftsbeziehungen und -aktivitäten eines Unternehmens mit seinen internen und externen Lieferanten und Partnern.

 

Warum gibt es Vendor Management?

Beim Beispiel unseres Dekorations-Ladens lässt sich bereits erahnen, worin der Zweck von Vendor Management besteht.

Noch deutlicher wird es jedoch bei der Betrachtung von KMU oder gar Großunternehmen, deren Supply Chains dutzende oder gar hunderte Partner umfassen. Damit Sie sich ein noch besseres Bild machen können:

In einem iPhone stecken Komponenten von über 1000 Zulieferern aus 45 Ländern. VW verlässt sich bei seinem Autobau auf mehr als 40.000 Lieferanten weltweit. Der Siemens-Konzern bringt es sogar auf über 90.000 Anbieter.

Die Organisation und individuelle Beziehung zu den Partnern gewinnt aufgrund der steigenden Zahl von Lieferanten immer mehr an Bedeutung.

Dabei pflegt ein Unternehmen zu jedem einzelnen seiner internen und externen Partner eine Beziehung. Damit diese erfolgreich verläuft, sollte das Verhältnis kontinuierlich überprüft, gepflegt und angepasst werden. Ein Unterfangen, was mit einer steigenden Zahl an Lieferanten immer komplexer wird. Dennoch müssen Kosten überwacht, Risiken minimiert und Potenziale optimal ausgeschöpft werden.

Das Vendor Management hilft Unternehmen dabei, ihre Beziehungen zu Lieferanten so zu strukturieren, dass sie ihre kurz- und langfristigen Outsourcing-Ziele erreichen können. Dabei wird die komplette Prozesskette abgedeckt. In der Praxis schlüsselt sich dieses Vorgehen in vier grundlegende Aufgabenbereiche auf:

Auswahl von Lieferanten

Hierbei geht es um die zielorientierte Entwicklung von Vendor-Beziehungen. Das beinhaltet unter anderem:

• Recherche von geeigneten Outsourcing-Partnern und deren Angebot, Qualität sowie Fähigkeiten;
• Ermittlung von Preisinformationen;
• Ausschreibung von Lieferanten;
• Aufbau eines Lieferantenstammes;
• Vertragserstellung und -abschluss.

Anschließend muss sichergestellt werden, dass die Bereitstellung von Services durch die externen Partner gemäß den Vereinbarungen erfolgt. Dazu gehören unter anderem:

• Verwaltung von Dokumenten und kritischen Informationen;
• Überprüfung des Status von Verträgen;
• Pünktliche Zahlung der Lieferanten.

Pflege der Lieferantenbeziehungen

Wenn im Laufe der Zeit neue Anforderungen an die Anbieter entstehen, so müssen diese abgestimmt und umgesetzt werden. Zum Beispiel durch:

• Überwachung und Optimierung von Konditionen;
• Vertragsverlängerungen und damit einhergehende Verhandlungen;
• Anwendung von Partnerschaftsverträgen, Rabatten, Boni etc.

Nicht zuletzt erfordert Vendor Management eine regelmäßige Identifikation, Bewertung und Umsetzung von Verbesserungsmöglichkeiten. Das umfasst:

• Evaluierung der Leistung von externen Partnern mittels unternehmensspezifischer Standards;
• Beurteilung der Qualität von Produkten und Dienstleistungen;
• Austausch von Know-how zwischen Abnehmer und Lieferant.

Wie genau das Vendor Management eines Unternehmens ausgerichtet ist, hängt von individuellen Faktoren wie der Organisationsgröße, der Strategie und der verfolgten Ziele ab.

Allgemein lassen sich vier typische IT-Sourcing Strategien unterscheiden:

• Single Source – Bei dieser Strategie setzt das Unternehmen auf einen einzigen Vendor.
• Duality – Hier baut das Vendor Sourcing auf zwei externen Partnern auf. Dies könnte beispielsweise ein Anbieter für die strategische Ausrichtung und einer für die praktische Umsetzung sein.
• Multi Vendor – Beim Multi Vendor Sourcing pflegt ein Unternehmen Beziehungen zu mehreren Anbietern. Dabei wird für einen spezifischen Bereich der fähigste bzw. günstigste gewählt.
• Smaller Scale – Mehrere Anbieter teilen sich die Aufgaben auch innerhalb gleicher Abteilungen und Bereiche.

In unserer Zusammenarbeit mit vielen Organisationen haben wir festgestellt, dass bei großen Transformationsprojekten in der Regel der Multi Vendor-Ansatz zu empfehlen ist. Das heißt, Sie wählen für eine bestimmte Aufgabe bzw. ein spezifisches Produkt den passenden Provider. Mit diesem strategisch strukturieren Lieferantenportfolio können Sie Prozesse optimiert steuern, die Effizienz steigern sowie Kosten sparen.

Welche Nutzenpotentiale bietet mir VM?

Unternehmen können auf vielfältige Weise vom strategischen und operativen Vendor Management profitieren:

Aktive Gestaltung der Lieferantenlandschaft

Eines der Ziele des Vendor Managements ist es, auch bei wachsendem Volumen an Vendoren handlungsfähig zu bleiben. Das gelingt, weil die eigene Lieferanten- und Partnerlandschaft strategisch strukturiert und auf strategisch sinnvolle Anbieter reduziert wird. Dadurch wird es für Sie zudem leichter, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und mögliche Risiken zu minimieren.

Bessere Vergleichbarkeit

Durch den systematischen Überblick über vorhandene Anbieter kann der für das Unternehmen geeignete Vendor leichter identifiziert werden. Die Leistungen einzelner Akteure werden transparent und können direkt mit anderen Wettbewerbern ins Verhältnis gesetzt werden. Das schafft zudem eine solide Verhandlungsgrundlage.

Wie werden Prozesse in Zukunft aussehen? Welche neuen Verantwortungen und Rollen werden Ihre MitarbeiterInnen zukünftig erfüllen müssen? Wie zahlt das Handeln und die Aufgaben einzelner in Ihre Unternehmensstrategie ein? Diese Punkte sollten Sie mit genügend Vorlaufzeit bereits während der Umstellungsphase mit Ihrem Team erarbeiten. Nach dem Go-Live ist es dafür zu spät.

Kosten minimieren

Es wird durch die ständige Überprüfung der Lieferantenbeziehungen sichergestellt, dass Sie für Ihre Ausgaben das beste Preis-Leistungs-Verhältnis erhalten. Zudem können gezielte Bieterwettbewerbe zu besseren Konditionen führen.

Prozesse beschleunigen

Durch die systematisierte Administration von Anbietern und Dienstleistern wird das operative Geschäft vereinfacht und beschleunigt. Zudem können externe Partner leichter nach passenden Produkten bzw. Fähigkeiten bewertet werden. Das trägt nicht nur zu einer reibungslosen Zusammenarbeit bei, sondern ermöglicht dem Abnehmer ein ganzheitliches Performance-Management.

Kontrolle über eigene Ziele

Vendor Management beinhaltet das kontinuierliche Prüfen, Überwachen und Hinterfragen von Lieferantenbeziehungen. Mit dieser Steuerung der Supply Chain können Unternehmen erarbeitete Strategien effizient umsetzen und die Verfolgung von Zielvereinbarungen mit Providern überwachen.

Langfristiges Wachstum

Ist ein Vendor Management System einmal etabliert, stellt ein kontinuierlicher Zuwachs von externen Partnern weniger Herausforderungen für das Unternehmen dar. So können auch zunehmende Einkaufsvolumen bewältigt werden, ohne dadurch Nachteile oder Risiken auszulösen. Dank der erzielten Kosteneinsparungen wird das weitere Wachstum zudem begünstigt.

Die Einführung von Vendor Management in ein Unternehmen: Der grandega-Ansatz

Die Erarbeitung einer optimalen Strategie und Umsetzung des Vendor Managements ist herausfordernd. Unternehmen müssen hierbei die eigene Ausgangssituation analysieren, individuelle Bedürfnisse definieren und daraus Maßnahmen ableiten.

Wir unterstützen Sie in dieser entscheidenden Phase der Einführung gern mit unserem erprobten Ansatz und legen so gemeinsam die Grundlage für Ihren nachhaltigen Erfolg. Das grandega Vendor Management Modell ist ein Best Practice Konzept, das wir in unserer intensiven Zusammenarbeit mit Unternehmen unterschiedlicher Branchen und Größenordnungen entwickelt haben.

Das Modell dient Ihnen als ganzheitliche Basis, um sich strategisch zu positionieren und die operative Implementierung anzugehen. Ihre unternehmensspezifischen Anforderungen werden dabei ebenso eingebunden wie unsere fachliche Expertise.

 

Der grandega Ansatz unterstützt Ihr Unternehmen beim Aufbau einer individuellen Strategie für Ihr Vendor Management.

Das grandega Vendor Management Modell stellt die Phasen Vendor-Relationship-Management, Sourcing und Vertrags-Management in den Mittelpunkt und ummantelt diese mit der Vendor-Strategie. Die kontinuierliche Weiterentwicklung und Optimierung (Plan, Do, Check, Act) der entsprechenden Prozesse und ihrer Systeme stellt sicher, dass sich das Vendor-Management den sich verändernden Anforderungen aus dem Projekt, aber auch veränderten Marktbedingungen anpasst und so bestmöglich die Gesamtprojektziele fokussiert.
Darauf aufsetzend sind die wichtigsten Aktivitäten aufgeführt, womit der umfassende Ansatz des Vendor-Management Modells komplementiert wird.

Wenn Sie mehr über unseren Ansatz zum Vendor Management erfahren möchten, kontaktieren Sie uns gern.

In jedem Fall sollten Sie die Bedeutung guter Lieferantenbeziehungen für Ihren langfristigen Unternehmenserfolg nicht unterschätzen. Das wusste schon der bekannte Ingenieur und Industrielle Robert Bosch:

„Im Gegensatz zu dem kaufmännischen Grundsatz, dass man den Lieferanten plagen könne und müsse, um möglichst billig zu kaufen, pflegte ich zu sagen: Mir ist ein guter Lieferant lieber als ein schlechter Kunde.”