Sind KI-gestützte Tools die Zukunft des Projektmanagements?

2023 ist das Jahr der KI-gestützten Tools.

Zumindest erhält man diesen Eindruck, wenn man die aktuellen Debatten in Social Media, Tageszeitungen und Co. verfolgt. 

Falls Sie es bisher erfolgreich geschafft haben sollten, DEM digitalen Trending Topic schlechthin auszuweichen, ist hier eine Kurzzusammenfassung:

Mit ChatGPT ist im November 2022 ein Chatbot-Prototyp gestartet, der auf Basis künstlicher Intelligenz Dialoge führen kann. Was in vielen Fällen so überraschend treffend funktionierte, dass das Tool prompt viral ging. Erst in den USA, wo es herkommt und nun auch bei uns.

Kein Wunder, denn das KI-Tool kann einiges. Fragen beantworten, Gedichte und Drehbücher schreiben, Übersetzungen. Der Bayrische Rundfunk legte dem cleveren Dialogsystem sogar die bayerische Abiturprüfung aus dem Jahr 2022 vor. Das Ergebnis war zwar nicht überragend, aber das ist nicht wirklich ein Rückschlag. Für die lernfähige Künstliche Intelligenz gilt: „was nicht ist, kann ja noch werden“. 

Seitdem ist sie erneut entfacht und grüßt in alter Murmeltiermanier – die große Streitfrage, ob und inwieweit KI in den nächsten Jahren unser Leben bestimmen wird.

Natürlich lassen wir uns diese Gelegenheit nicht entgehen!

Wir nutzen den perfekten Anlass, um diese Frage ein klein wenig weiterzuspinnen und ein Thema zu betrachten, das in vielen Unternehmen in nicht allzu ferner Zeit ebenfalls für Grundsatzdiskussionen sorgen wird:

Sind KI-gestützte Tools die Zukunft des Projektmanagements?

Doch ehe wir direkt mit der Tür ins Haus fallen, lassen Sie uns für einen besseren Überblick zuerst eine andere Frage klären…

Was sind KI-gestützte Tools?

Zugegeben, eigentlich ist der Begriff relativ selbst erklärend. KI-gestützte Tools sind Anwendungen, die auf Grundlage von KI, also Künstlicher Intelligenz, funktionieren.

Der viel spannendere Aspekt hierbei ist jedoch das Konzept der Künstlichen Intelligenz. Denn für viele von uns gehörte sie lange Zeit in den Bereich düsterer Zukunftsutopien.

Dafür ist nicht zuletzt Hollywood mitverantwortlich, wo uns Filme wie A.I. – Künstliche Intelligenz, die Matrix-Trilogie und selbst der drollige WALL·E in eine Welt entführen, in der smarte Technologien die Macht übernommen haben. Die Lage der Menschen ist dadurch meist eher suboptimal.

Doch diese und ähnliche Szenarien in Blockbustern, Büchern und Theaterstücken haben auch etwas Beruhigendes – sie sind fiktiv. Und damit völlig unmöglich. Oder?

Nun, nicht ganz. Künstliche Intelligenz ist ein existierendes Teilgebiet der Informatik. Es umfasst unter anderem Thematiken wie die Automatisierung, Algorithmen, die Wissenspräsentation und die intelligente Sprachverarbeitung.

Ihnen allen gemein ist, dass ein nicht humanes System so programmiert wird, dass es Aufgaben autonom ausführt. Wendet es dabei maschinelles Lernen an (was bei KI häufig der Fall ist), lernt es aus Erfahrungen und erweitert sein Können zunehmend. So minimiert es selbstständig seine Fehler und verbessert die eigene Leistung.

Dieses menschenähnliche Denken und Agieren von Rechnern ist es, was hinter dem Begriff der Künstlichen Intelligenz steckt. Und es ist mehr als nur real.

Im vergangenen Jahrzehnt haben KI-gestützte Technologien unglaubliche Fortschritte gemacht und einen festen Platz in unserem Alltag eingenommen.

Ob die Gesichtserkennung am Smartphone, personalisierte Empfehlungen beim Online-Shopping oder Smart-Home-Geräte, die auf Befehl eine Bestellung beim Pizzaservice aufgeben – KI ist bereits in vielen Situationen im Einsatz. Und wir fangen gerade erst an.

Mit der rasanten technologischen Weiterentwicklung nehmen die Aufgaben, die von intelligenten Lösungen übernommen werden können, zu. So auch im Projektmanagement.

Warum KI im Projektmanagement eine wertvolle Stütze sein kann

Vergleicht man Unternehmen mit Flughäfen, so sind Projektmanager die Lotsen. Sie müssen nicht nur mehrere Abläufe gleichzeitig im Blick behalten und steuern, sondern auch Umweltfaktoren berücksichtigen, agil auf dynamische Ereignisse reagieren und sicherstellen, dass alle Prozesse erfolgreich und ohne Schaden ablaufen.

Eine Verantwortung, die für reibungslose Wertschöpfungsketten in Organisationen fundamental ist. Die allerdings in Zeiten von New Work auch immer schwieriger wird.

Die Studie: “Projektmanagement 4.0: Mit digitalen Werkzeugen künftige Herausforderungen meistern” von der techconsult GmbH zeigte, dass Unternehmen branchenübergreifend bei der Projektarbeit vor neuen Herausforderungen stehen.

Projekte werden demnach immer…

• • dynamischer,

• • komplexer,

• • größer hinsichtlich der zu verarbeitenden Daten und beteiligten Personen,

• • anspruchsvoller in der Bearbeitung, wodurch mehr Teilschritte, Schnittstellen und mitunter auch externe Unterstützung erforderlich sind;

• • aufwendiger in der Koordination.

Mit diesen veränderten Rahmenbedingungen ist es kein Wunder, dass Projektmanager mit herkömmlichen Methoden schnell an ihre Leistungsgrenzen stoßen können.

Genau das ist der Punkt, an dem der Einsatz von Künstlicher Intelligenz eine kritische Entscheidung für die Zukunft von Unternehmen darstellt.

Nein, nicht kritisch im Sinne Hollywoods. Hier geht es nicht darum, unseren Untergang durch vermeintlich rational handelnde Maschinen einzuleiten.

Kritisch vielmehr deshalb, weil KI-gestützte Tools als Unterstützung im Geschäftsalltag über den langfristigen Erfolg von Unternehmen entscheiden können.

So lässt sich Künstliche Intelligenz in der Projektarbeit einbinden

In einer Vielzahl von Anwendungsfällen können intelligente Softwares und Systeme Aufgaben übernehmen und so für Entlastung im Projektmanagement sorgen.

Dazu gehören unter anderem Prozesse wie:

• • Die Automatisierung von sich stetig wiederholenden Routinevorgängen.

• • Algorithmen, die mit Hilfe des maschinellen Lernens Vorgänge selbstständig analysieren und auf dieser Basis Hinweise und Handlungsempfehlungen geben (z.B. das Melden von Verzögerungen bei Projekten, das Schätzen von Kosten).

• • Die Visualisierung von Projektvorgängen und -daten, sodass komplexe Sachverhalte schnell und einfach überblickt werden können.

• • Die Erleichterung der Koordination, Kommunikation und Kollaboration von Mitarbeitern an Projekten.

Sie fragen sich, wie das genau in der Praxis aussehen kann? Hier sind nur einige von unzähligen Optionen, wie KI in der Projektarbeit zum Einsatz kommen kann:

• • E-Mail- und Nachrichtenprogramme können eingehende Nachrichten nach Dringlichkeit und Inhalt filtern, sodass Mitarbeiter wichtige Inhalte priorisiert angezeigt bekommen. Ebenso lassen sich E-Mails automatisiert versenden, um Zeit zu sparen.

• • Chatbots und andere intelligente Features können zum Teil die Kommunikation mit Projektmitarbeitern übernehmen, Termine verwalten und Teams um Feedback bitten.

• • KI kann anhand von Performance-Statistiken berechnen, welche Teams bzw. Mitarbeiter am besten für die Lösung spezifischer Aufgaben geeignet sind und so Projektmanager bei Personalentscheidungen unterstützen.

• • KI-gestützte Tools können die Projektarbeit vereinfachen, indem sie nützliche Funktionen wie die Zeiterfassung, Überwachung und Kontrolle von Prozessen übernehmen.

• • Künstliche Intelligenz kann in der Datenaufbereitung eingesetzt werden. Aufwandsprognosen, Kostenberechnungen, Risikomodelle, Ressourcenplanung und viele andere hilfreiche Inhalte lassen sich so per Knopfdruck generieren.

Der KI-Markt boomt

Die vielen Chancen für das Projektmanagement haben natürlich auch die Entwickler neuer und gängiger Business-Tools erkannt.

Entsprechend aktiv ist der Markt an digitalen Lösungen, die teilweise oder sogar ganz auf KI setzen, um Unternehmen die Projektarbeit zu erleichtern. Intelligente CRM-Systeme, ERM-Systeme, Cloud-Telefoniesysteme oder spezifische Projektmanagementsysteme – das Angebot wächst kontinuierlich.

Und das Beste daran: Den Möglichkeiten sind keine Grenzen gesetzt.

Jedes Unternehmen kann sich ganz nach individuellem Bedarf seinen ganz eigenen Werkzeugkasten zusammenstellen und selbst entscheiden, an welcher Stelle die KI übernimmt und wo die menschlichen Mitarbeiter walten.

Hinzu kommt, dass die intelligenten Technologien noch verhältnismäßig jung sind und die Wahrscheinlichkeit für weitere zukünftige Innovationen sehr hoch ist. So ist schon jetzt absehbar, dass die Fähigkeiten von KI-gestützten Tools in den nächsten Jahren noch ausgebaut werden.

Während derzeit noch die Kombination mehrerer Anwendungen der Standard ist, liegt der Trend für viele Organisationen bei einem smarten Mutlitool, das wirklich alles kann. Quasi eine Siri des Projektmanagements.

Doch ist diese Entwicklung wirklich nur vorteilhaft?

Die Vor- und Nachteile von KI-gestützten Tools für Unternehmen

Das Thema Künstliche Intelligenz spaltet nicht selten die Gemüter.

Grund für die gemischten Gefühle ist, dass die fortschrittlichen Technologien nicht nur Mehrwerte bieten. Es existieren auch Faktoren, die für Bedenken sorgen.

Die Vorteile von KI im Projektmanagement

• • Höhere Effizienz, da Projektmanager einfache und wiederkehrende Abläufe auslagern und sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren können.

• • Die Qualitätssicherung wird übersichtlicher, dank der unkomplizierten Auswertung und Zusammenfassung von relevanten Daten.

• • Mitarbeiter sparen wertvolle Zeit durch die Automatisierung von Vorgängen, wie beispielsweise das Erstellen von Analysen und Statistiken.

• • Projektmanager können durch die Berichterstattung von KI-gestützten Tools bessere Entscheidungen treffen und vorausschauend planen. Dadurch werden auch Ressourcen zielführender genutzt und Einsparungen ermöglicht.

• • Mögliche Fehlerquellen und Verzögerungen beim Projektfortschritt können frühzeitig erkannt und behoben werden.

 

Diese Nachteile können KI-basierte Tools in der Projektarbeit haben

• • Die intelligenten Technologien sind noch neu und nicht ausgereift. Obwohl sie bei bestimmten Aufgaben schnellere und genauere Ergebnisse liefern als Menschen, sind sie nicht frei von Schwachstellen.

• • Langfristig könnten zunehmend Arbeitsplätze durch KI-basierte Tools gefährdet sein. Projektmanager würden nur noch für jene speziellen Teilbereiche gebraucht, die nicht von intelligenten Systemen übernommen werden können.

• • Die genaue Funktionsweise von intelligenten Systemen ist für den Endanwender häufig undurchsichtig. Somit ist es schwer nachzuvollziehen, ob Resultate wirklich korrekt und vollständig sind bzw. wie diese ermittelt wurden.

• • Als digitale Lösungen sind KI-gestützte Tools anfällig für die Angriffe durch Dritte wie beispielsweise Hacker. Auf diese Art und Weise könnten Außenstehende an sensible Informationen gelangen oder diese manipulieren und so verheerenden Schaden anrichten.

 

Das große Fazit: Bestimmen KI-gestützte Tools die Zukunft des Projektmanagements?

Wer sich, so wie wir, täglich mit Transformationsprozessen auseinandersetzt, weiß, dass die Künstliche Intelligenz in der Zukunft des Projektmanagements eine große Rolle spielen wird.

Nicht nur das. KI-gestützte Tools werden das Projektmanagement revolutionieren.  

Damit meinen wir nicht, dass zukünftig sämtliche Mitarbeiter durch smarte Systeme ersetzt werden. Von diesem Punkt sind wir noch weit entfernt und es ist fraglich, ob er überhaupt jemals so eintreffen wird.

Was aber jetzt bereits stattfindet, ist, dass die Künstliche Intelligenz die Projektarbeit für uns Menschen völlig neu definiert.

Sie erlaubt es Projektmanagern, ehemals zeit- und ressourcenaufwendige Prozesse auszulagern und ihren Fokus auf die Kernaspekte auszurichten, die zählen.

Das macht die Steuerung von Projekten nicht nur agiler und effizienter. Zudem sorgen die besseren Leistungen und Entscheidungen aller Beteiligten auch für Ergebnisse, die ohne KI nicht möglich wären. 

Künstliche Intelligenz wird uns auf unserem Weg entlang immer komplexerer Prozesse als nützlicher Helfer begleiten. Und um Dystopie-Ängsten vorzubeugen: Bis zu welchem Ausmaß das geschehen wird, liegt einzig allein an uns Menschen.

Wer also sein Unternehmen zukunftsfähig aufstellen möchte, sollte daher KI-basierte Tools nicht als Bedrohung sehen, sondern als Chance.

Natürlich wollen wir diesen Exkurs in das Thema aber nicht abschließen, ohne den eigentlichen Protagonisten zu Wort kommen zu lassen – die Künstliche Intelligenz selbst.

Wir haben die eingangs erwähnte Software ChatGPT als ein waschechter Vertreter der KI befragt, was sie dazu meint.

Hallo ChatGPT: Sind KI-gestützte Tools die Zukunft des Projektmanagements?

“AI-unterstützte Tools können ein wertvolles Instrument für das Projektmanagement sein, aber sie sind keine Garantie für den Erfolg eines Projekts. Ob ein AI-gestütztes Tool die Zukunft des Projektmanagements darstellt, hängt von vielen Faktoren ab, darunter der Reifegrad von AI-Technologien, die Akzeptanz durch Projektmanagementteams und die Fähigkeit, AI-Tools in den Arbeitsablauf der Projektteams zu integrieren.

Einige Vorteile von AI-gestützten Tools für das Projektmanagement können sein:

1. 1. Verstärkte Effizienz: AI-Tools können Daten schnell und präzise analysieren, was Zeit und Ressourcen spart und zu besseren Entscheidungen beiträgt.
   2. Verbesserte Vorhersagefähigkeiten: AI-Tools können mögliche Probleme frühzeitig erkennen und Lösungen vorschlagen, bevor sie zu größeren Herausforderungen werden.
   3. Personalisierte Erfahrungen: AI-Tools können auf die Bedürfnisse und Präferenzen einzelner Projektteamsmitglieder eingehen und personalisierte Empfehlungen geben.

Insgesamt kann gesagt werden, dass AI-gestützte Tools das Potenzial haben, das Projektmanagement zu revolutionieren, aber es ist noch zu früh, um zu sagen, ob sie tatsächlich die Zukunft des Projektmanagements darstellen werden. Es wird wichtig sein, die Entwicklung von AI-Technologien und ihre Integration in das Projektmanagement weiter zu beobachten.”