Stellen Sie sich einmal vor, Sie wären Geschäftsführer einer Firma mit 200 Mitarbeitern. Diese verteilen sich auf 2 Niederlassungen, insgesamt 15 Abteilungen und 34 Teams.
Wie stellen Sie sicher, dass wirklich all Ihre Mitarbeiter am gleichen Strang ziehen?
Wie können Sie kontrollieren, dass Ihre Angestellten ihre tägliche Arbeitszeit für die richtigen Unternehmensziele einsetzen?
Vor diesen Fragen und den damit verbundenen Herausforderungen steht im Grunde jeder Geschäftsführer. Unabhängig davon, ob er 5 oder 500 Mitarbeiter verantwortet.
Eine Möglichkeit, den Erfolg einer Organisation zu steuern und dabei die eigenen Mitarbeiter aktiv einzubinden, ist OKR. Wir stellen Ihnen die Management-Methode, die sogar bei einem Global Playern wie Google im Einsatz ist, etwas genauer vor.
OKR bietet Unternehmen die Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter aktiv bei der Umsetzung von Unternehmenszielen einzubinden.
Was ist OKR?
OKR ist die Abkürzung für Objectives and Key Results, ein Organisationsmodell, das für agiles Management angewandt wird.
Kurz zusammengefasst soll diese Führungsmethode Unternehmen dazu befähigen, Ziele effizienter umzusetzen, indem sie messbar und somit transparent gemacht werden.
Die Objectives (O) stehen dabei für die Ziele, welche als Vision verfolgt werden sollen. Diese Leitbilder müssen nicht immer vollständig erreichbar oder konkretisiert sein. Sie dienen hauptsächlich als Vorgabe, um die Mitarbeiter zu motivieren und eine Richtung vorzugeben.
Die Key Results (KR) sind Schlüsselergebnisse. Anders als die Objectives sind die Key Results konkret formuliert und das Ergebnis bewusster Handlungen. Sie legen praktisch fest, wie die festgelegten Ziele erreicht werden sollen und machen Erfolge somit messbar.
Wer hat OKR erfunden?
Das OKR-System wurde zum ersten Mal in der Intel Corporation angewendet, wo es von Mitbegründer Andy Grove eingeführt wurde. Seine innovative Idee fand alsbald Anklang im Silicon Valley. Das wohl bekannteste Beispiel hierfür ist Google.
John Doerr, ein Investor bei Kleiner Perkins Caufiled & Byers brachte das Konzept 1999 zum heutigen Suchmaschinen-Giganten, dessen Gründung zu diesem Zeitpunkt gerade mal ein Jahr zurücklag. Google ist seitdem von den damaligen 40 Angestellten auf tausende Mitarbeiter weltweit gewachsen und setzt bei seinem Performance-Management nach wie vor auf die OKR-Methode.
Seitdem animierte Googles Erfolg viele andere Unternehmen, Konzerne und Startups, das Zielmanagement in ihrer Organisation einzuführen. Einige bekannte Vertreter darunter sind LinkedIn, Twitter, Oracle, Spotify und Airbnb.
Wie funktioniert OKR?
Eine besondere Kerneigenschaft bei der Unternehmenssteuerung mit OKR ist, dass das System flexibel einsetzbar ist. Es kann in verschiedene Organisationsformen integriert werden und lässt sich mit anderen Management-Methoden und Rahmenwerken kombinieren.
Die grundsätzliche Systematik ist dabei folgende:
- Innerhalb einer Organisation wird auf Grundlage einer zuvor definierten Vision und Strategie eine bestimmte Anzahl von Zielen festgelegt, die erreicht werden sollen. Daran werden in der Regel alle Mitarbeiter beteiligt.
- Der Prozess der Zielsetzung ist bidirektional. Das heißt die Geschäftsführung formuliert Top-Down Vorgaben, die dann in einzelnen Abteilungen und Teams konkretisiert werden. Genauso können aber auch die Ergebnisse einzelner Arbeitsgruppen an das Management herangetragen werden und so übergreifende Unternehmensziele beeinflussen.
- Anschließend werden den gesetzten Zielen Schlüsselergebnisse zugeordnet. Diese ermöglichen eine Messbarkeit der Fortschritte und dienen Mitarbeitern wie Führungskräften zur Orientierung, wann ein Ziel erreicht ist.
- Die Zeiträume für Strategie, Planung und Umsetzung der Ziele können je nach Bedarf variieren. Google verwendet hierfür die 3-5-4 Formel. Sprich, jeder Mitarbeiter nimmt sich alle 3 Monate 5 Objectives mit jeweils maximal 4 Key Results vor.
Die genaue Ausgestaltung, wie Mitarbeiter ihre Ziele definieren und deren Umsetzung fokussieren, kann je nach Unternehmenskontext individuell ausfallen. Ein kleines Start-up aus dem Marketingsektor wird dabei womöglich von anderen Tools und Dynamiken Gebrauch machen, als ein DAX-Unternehmen.
Ein Praxisbeispiel für OKR
Um die Funktionsweise von OKR etwas greifbarer zu machen, soll uns an dieser Stelle eine imaginäre Marketing-Agentur namens “Schnell&Laut” als Beispiel dienen.
Sowohl die Mitarbeiter wie auch die Führungsebene von “Schnell&Laut” haben festgestellt, dass Projekte mehrfach nicht zum geplanten Zeitpunkt fertiggestellt wurden.
Entsprechend könnte ein mögliches Objective für das kommende Quartal lauten: Das Projektmanagement muss verbessert werden, um Deadlines einzuhalten.
Das Ziel steht. Was aber noch nicht deutlich ist, ist die Art und Weise, wie dieses Ziel erreicht werden soll. Deshalb formulieren die Mitarbeiter vier Key Results, die die Umsetzung messbar machen.
1. 90% aller ausgeführten Projekte im Quartal sollten fristgerecht abgeschlossen werden.
2. Projektmanager sollen 10% mehr Budget erhalten, sodass sie bei Engpässen Freelancer in Anspruch nehmen können.
3. Der Abgleich zwischen dem geplanten und dem tatsächlich notwendigen Stundenaufwand der Mitarbeiter darf eine Differenz von höchstens 20% ergeben.
4. Die Dauer interner und externer Meetings soll um 15% gesenkt werden, um einen stärkeren Fokus auf die eigentliche Projektarbeit zu legen.
Mit Hilfe dieser Schlüsselergebnisse kann die Agentur “Schnell&Laut” am Ende des Quartals prüfen, ob das gesetzte Ziel erreicht wurde.
Ist das nicht der Fall, so können die Key Results auf Grundlage der gesammelten Erfahrungen optimiert und für die nächsten drei Monate neu formuliert werden. Wurde die Vorgabe hingegen geschafft, so hat sich im Geschäftsalltag vielleicht schon wieder ein neues Thema aufgetan, das angegangen werden kann.
Wofür ist OKR gut?
OKR unterscheidet sich von traditionellen Management-Methoden durch seine Flexibilität und Vielseitigkeit. Es vereint drei bedeutende Komponenten: Vision, Strategie und Führung.
OKR deckt demnach als Format sowohl die theoretische wie auch die praktische Komponente der Zielsetzung und Mitarbeiterführung von Organisationen ab.
Gleichzeitig berücksichtigt das Modell auch die unterschiedlichen Geschwindigkeiten, mit denen Entscheidungen in den einzelnen Unternehmensebenen realisiert werden. Während die allgemeine Vision beispielsweise im jährlichen Rhythmus von der Geschäftsführung festgelegt werden kann, lassen sich konkrete Strategien in Form der Objectives in kürzeren, meist dreimonatigen Abständen formulieren. Die Ausführung selbst kann mit Hilfe der Key Results sogar wöchentlich ermittelt werden. Folglich werden lang-, mittel- und kurzfristige Ziele simultan und koordiniert verfolgt.
Das macht das System einerseits sehr ganzheitlich und bildet andererseits die Grundlage für weitere Vorzüge, von denen Ihre Organisation profitieren kann.
Vorteile von OKR für Ihr Unternehmen
Agilität
Die OKR werden in regelmäßigen, kurzen Abständen neu gesetzt und anschließend bewertet. Dadurch können Sie Ihre Unternehmensstrategie verhältnismäßig schnell mit den Erfahrungen aus dem operativen Geschäft abgleichen und so den Gesamterfolg Ihrer Organisation besser steuern.
Transparenz
Alle Mitarbeiter werden aktiv in die Mitgestaltung ihrer täglichen Arbeit eingebunden. Die gesetzten Ziele und Schlüsselergebnisse sind in der Regel für alle Unternehmensebenen einsehbar, was ein besseres Verständnis der gemeinsamen Ausrichtung ermöglicht.
Effizienz
Indem Ziele regelmäßig definiert werden und das Erreichen selbiger konsequent verfolgt wird, stellt sich in der Organisation eine wertvolle Routine ein. Die Prozesse rund um Strategiefindung und -ausführung benötigen weniger Zeit und Ressourcen, die anderweitig eingesetzt werden können.
Motivation
Die Zielbilder helfen Mitarbeitern, intrinsisch motiviert und engagiert zu arbeiten. Beim OKR-System, wie es Google anwendet, empfiehlt es sich sogar, sehr ambitionierte Objectives zu setzen. Wenn Ziele immer zu 100% erreicht werden, sind sie zu leicht. Stattdessen kann eine Quote von 70-80% schon als Erfolg gewertet werden.
OKR liefert viele Vorteile für Unternehmen, die Unternehmenskultur und den einzelnen Mitarbeiter.
Wann ist OKR geeignet, wann nicht?
Ob eine Management-Methode wie OKR für Sie Sinn ergibt, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Dazu gehören unter anderem Ihre Erwartungen an das Konzept, der genaue Grund für dessen Einsatz und die individuellen Rahmenbedingungen Ihrer Organisation. Viele Unternehmen scheitern beim Versuch, das OKR-System einzuführen, weil sie damit die falschen Zwecke verfolgen.
Ein Fehler, der häufig begangen wird, ist die Anwendung der Methode als Mittel zur Leistungsbeurteilung einzelner Mitarbeiter. Wenn Sie mit Ihrer Organisation ehrgeizige Ziele verfolgen möchten, so ist eine Grundvoraussetzung für das Funktionieren von OKR die strikte Trennung von besagten Zielen und Belohnungen. Sobald Mitarbeiter mit einer Beförderung oder gar Bestrafung für das Nichterreichen von gesteckten Objectives rechnen, beeinflusst das die Wirkungsweise der OKR.
Ebenso wenig eignet sich die Methode als Projektmanagement-Tool im täglichen Business. Sie dient vielmehr als Impuls für die Fokussierung aller Mitarbeiter, nicht für das Mikromanagement von Prozessen.
Das OKR-System lohnt sich für Sie, wenn:
- Sie Ihre Unternehmensziele stärker mit dem operativen Geschäft synchronisieren möchten;
- Sie eine gemeinsame Ausrichtung aller Unternehmensebenen möchten;
- Sie Ihre Mitarbeiter aktiv und eigenverantwortlich beim Erreichen der Unternehmensziele einbinden wollen;
- Sie innerhalb Ihrer Organisation die Transparenz und Motivation bei der Zusammenarbeit steigern möchten.
Welche Schritte sollte man bei der Einführung von OKR beachten?
Der wohl wichtigste Hinweis an dieser Stelle ist, dass sich die Einführung von OKR nicht mit der Anwendung anderer Management-Methoden vergleichen lässt.
Das System ist keine starre Anleitung, sondern Rahmenwerk und Philosophie zugleich. Dementsprechend zeigt sich das wahre Potential von OKR nicht von einen Tag auf den anderen. Die Einführung des Modells ist vielmehr eine kontinuierliche Transformation, an deren Entwicklung und Erfolg alle Mitarbeiter gleichsam beteiligt sind.
Dabei sollten Sie folgende Punkte bedenken:
- Verstehen Sie OKR als ein Rahmenwerk, dass an Ihre individuellen Bedürfnisse und Ihren Organisationskontext angepasst werden muss.
- KR sollte ein System zur Mitarbeiterführung und nicht zur Bewertung von Mitarbeitern sein. Ihre Angestellten dürfen keine negativen Konsequenzen tragen, wenn sie ambitionierte Ziele nicht im ersten Anlauf erreichen.
- Kommunikation ist ein wichtiges Element bei der Umsetzung von OKR. Die Methode dient dazu, Organisationen bei ihrer internen Ausrichtung zu unterstützen und den Fokus zu behalten. Teams bzw. Abteilungen sollten demnach ihre Ziele miteinander abstimmen, sodass letztlich alle Mitarbeiter die gleiche Richtung verfolgen.
- OKR sind keine gut gemeinten Neujahrsvorsätze, sondern messbare Erfolgsindikatoren für die Zielsetzung und das Management einer Organisation. Das Prinzip kann nur funktionieren, wenn es fortlaufend und ernsthaft von allen Beteiligten verfolgt wird. Die notwendige Überzeugung Ihrer Mitarbeiter sowie geeignete Tools zur Umsetzung sind daher unentbehrlich.
Spielen Sie mit dem Gedanken, OKR als Instrument in Ihrem Unternehmen einzusetzen und benötigen dabei Unterstützung? Wir stehen Ihnen als Experten für Transformationen gern zur Verfügung.
