Ein neues ERP muss her, aber welches passt zum Unternehmen?

Wollen Sie ein neues ERP-System einführen? Dann nehmen Sie doch direkt Platz auf dem heißen Stuhl der ERP-Auswahl.

Ab sofort werden Fragen über Fragen auf Sie hereinprasseln, deren Antworten über den Erfolg Ihres Transformationsvorhabens entscheiden werden.

Ein kleiner Vorgeschmack:

• Welcher Anbieter liefert das zu unseren Bedürfnissen passende System?
• Wen müssen wir wie sehr in den Analyse- und Auswahl-Prozess involvieren?
• Wofür braucht es eine intensive Untersuchung des Status quo, wenn sich dieser ohnehin ändern soll?
• Wie gestalten wir das Anforderungsmanagement am besten?
• Anhand von welchen Kriterien evaluieren wir mögliche ERP-Anbieter?

Dagegen wirkt das Quiz von „Wer wird Millionär” fast schon wie ein Spaziergang.

Doch keine Sorge! Wir zeigen Ihnen in 4 Schritten, worauf es bei der Wahl des passenden ERP-Systems wirklich ankommt. 

Schritt 1: Klären Sie die Rahmenbedingungen

Es gibt diverse Gründe, warum ein neues ERP für Ihre Organisation von Vorteil sein kann:

• Zukunftsorientierte Positionierung am Markt
• Harmonisierte und reibungslose Prozesse
• Günstigere Lizenz- und Wartungskosten
• Besserer Support
  

…sind nur einige der Mehrwerte, die ein Umstieg für Ihre Organisation bietet. Aber wieso hat eine einzelne Software-Lösung so viel Einfluss auf Ihr Unternehmen?

Entgegen eines weit verbreiteten Glaubenssatzes betreffen ERP-Implementierungen nicht nur die IT-Infrastruktur und damit verknüpfte Prozesse. Sie haben auch einen nachhaltigen Impact auf das Geschäfts- und Operationsmodell Ihres Unternehmens. Solch fundamentale Transformationen brechen fest etablierte Abläufe auf und eröffnen ganz neue Zukunftsperspektiven.

Folglich sollte es die Strategie Ihrer Organisation sein, die die Anforderungen und Regeln für Ihr neues ERP bestimmt. Nicht umgekehrt.

Wenn Sie also wissen wollen, welches ERP-System sich am besten für Ihr Unternehmen eignet, so müssen Sie zuvor Ihre langfristigen Ziele definieren.

 

-> Machen Sie sich bewusst, welche Strategie Ihre Organisation verfolgt und machen diese über den ganzen Prozess transparent.

-> Ermitteln Sie die wesentlichen Bedürfnisse Ihres Unternehemns, top-down, angefangen von der Strategie über das Business- und Betriebsmodell bis runter in die Prozesse und IT.

-> Identifizieren Sie den Haupttreiber Ihres Bedarfs. Soll ein neues ERP hauptsächlich Kosten senken oder legen Sie beispielsweise größeren Wert auf die Effizienzsteigerung?

-> Überlegen Sie sich, welche Bereiche und Prozesse in die neue Lösung integriert werden sollen.

Mit dieser Grundlage sind Sie in der Lage, die Rahmenbedingungen für Ihr ERP-Transformationsvorhaben festzulegen und einen klar definierten Projektscope zu erstellen.

 

Das schafft Klarheit. In der Planung. In der Entscheidungsfindung. Und vor allem auch in der Kommunikation.

 

Schritt 2: Verstehen und dokumentieren Sie den Status quo

Sind Sie schon einmal eine Flugreise angetreten, ohne den Startflughafen zu kennen? Klingt absurd, nicht wahr?

Bei einem Wechsel zu einem neuen ERP-System ist es nicht anders. Sie können ihr Ziel nicht erreichen, ohne vorher herauszufinden, wo Sie eigentlich stehen. Sie brauchen einen detaillierten Überblick über Ihre Unternehmenssituation.

Am besten können Sie die Bedeutung Ihres Status quo nachvollziehen, indem Sie ihn aus Perspektive der W-Fragen betrachten. Dies mag auf den ersten Blick trivial erscheinen, stellt jedoch einen wirksamen Ansatz dar, den richtigen Fokus zu bewahren.

Warum?

Die Analyse Ihrer Unternehmenssituation bringt nicht nur wertvolles zum Teil implizites Wissen Ihrer Organisation zutage. Sie schafft zudem eine Diskussionsgrundlage für alle Beteiligten und schärft den Blick für die wirklich wichtigen Themen.

Behalten Sie auch im Hinterkopf: Ein neues ERP-System sollte mindestens die Funktionen abdecken, die Ihr Unternehmen heutzutage für das tägliches Geschäft nutzt.

Mithilfe einer Untersuchung des Status quo können Sie:

• …allgemeine und individuelle Bedürfnisse Ihrer heutigen Welt an ein neues ERP identifizieren.
• …Optimierungspotenziale innerhalb bestehender Abläufe sichtbar machen.
• …die Projektplanung durch wertvolle Erkenntnisse realistischer gestalten.
• …den Austausch zwischen den beteiligten Parteien früh fördern und somit Silodenken Stück für Stück aufbrechen.

 

Was?

Die Basis für die Dokumentation Ihres Status quo bildet eine umfassende Ist-Analyse Ihrer bestehenden Unternehmensstruktur und -abläufe.

Erfassen Sie alle Prozesse, die vom Wechsel Ihres ERP-Systems betroffen sind. Überlegen Sie sich dabei genau, welchen Detailgrad Sie für die ERP-Auswahl wirklich benötigen. Zu leicht gerät man in zu kleine Details oder bleibt zu abstrakt. Eine erfahrende Moderation ist dafür unabdingbar.

Achten Sie dabei auf bestehende Handlungsketten auf einer globaleren Ebene. Stellen Sie sicher, dass Sie nicht in die Falle des Silodenkens tappen, indem Sie alle involvierten Parteien an einen Tisch holen und besonderes Augenmerk auf abteilungsübergreifende Prozess-Interaktionen legen. Zeitgemäße ERP Systeme folgen einer End2End Prozesssicht und fordern die entsprechende Denkweise vom Unternehmen und deren Nutzern ein.

 

Wie?

Es existieren zahlreiche hilfreiche Methoden, mit deren Hilfe Sie den Status quo Ihres Unternehmens ermitteln können.

 

Besonders bewährt haben sich abteilungsübergreifende Workshops. Sie bieten Ihnen die Möglichkeit, Schnittstellen bzw. Interaktionen zwischen den verschiedenen Bereichen zu identifizieren und umfassend zu dokumentieren.

Zudem wirkt es sich positiv auf die Ergebnisse der Workshops aus, wenn Sie…

• …bereits angefertigte Dokumentationen der Unternehmensprozesse oder – falls nicht vorhanden – Best Practices einfließen lassen. Sie erleichtern die Moderation der Workshops ungemein.
• …die gemeinsame Erarbeitung des Status quo nach End-to-end-Prozessen strukturieren (z.B. Lead-to-Order, Order-to-Cash, Procure-to-Pay). Das erlaubt Ihnen, Abläufe vernetzt und mehrdimensional zu verstehen.
• …eine Balance zwischen Struktur (Agenda und Timeboxing) und freiem Denken schaffen. Geben Sie Prozessverantwortlichen und anderen involvierten Mitarbeitern die Freiheit, sich einzubringen. Sie kennen die Prozesse am besten, weshalb Sie schon allein durchs Zuhören viele relevante Aspekte lernen und dokumentieren können.

 

Erstellen Sie im Anschluss an Workshops Heat-Maps auf Basis von Best-Practices und den dokumentierten Prozessen. Diese helfen Ihnen eine bessere Vorstellung vom Aufwand zu bekommen, den der Umstieg auf ein neues ERP für Ihr Unternehmen bedeutet. Zusätzlich lassen sich dank der Heat-Maps Lücken in Ihrer Prozesslandschaft einfach identifizieren. 

 

Wo?

Nicht zuletzt sollten Sie sich bei der Erfassung Ihrer Unternehmenssituation auch auf den Hauptgegenstand Ihres Transformationsvorhabens konzentrieren – Ihre IT-Landschaft.

Ein neues ERP-System muss in der Lage sein, mit bestehenden Lösungen zu kommunizieren oder diese reibungslos zu ersetzen. Hierfür ist ein klares und vollständiges Bild Ihrer aktuellen IT-Landschaft essenziell.

• Erstellen Sie ein Mapping Ihrer IT-Architektur, um Verbindungen und den Datenaustausch zwischen den einzelnen Systemen zu visualisieren.
• Binden Sie Ihre IT-Mitarbeiter und Prozessverantwortlichen aktiv in die Erfassung der IT-Landschaft ein. Notieren Sie sich die Pain Points der momentanen Architektur und ermitteln Sie die Bedürfnisse und Wünsche an das neue ERP.
• Involvieren Sie zudem das Management des Unternehmens, um neben dem Status quo auch das angestrebte Ziel der IT-Architektur zu verstehen. Welche Systeme sollen durch das neue ERP System ersetzt werden, welche bestehenden Schnittstellen entfallen somit und welche zusätzlichen werden nötig? Die Antworten auf diese Fragen sollten mit den strategischen Zielen Ihrer Organisation harmonieren.

 

Schritt 3: Anforderungsanalyse

Nun, da Sie die Rahmenbedingungen geklärt und den Status quo Ihres Unternehmens detailliert erfasst haben, verfügen Sie über eine solide Grundlage für Ihre ERP-Transformation. Denn jetzt sind Sie in der Lage, klare Anforderungen an die IT-Lösung zu formulieren.

Ein solcher Anforderungskatalog ist das wichtigste Kriterium bei der Auswahl eines neuen ERP-Systems. Er bietet Orientierung beim Vergleich verschiedener Anbieter und hält fest, welche Bedarfe zu welchem Maße erfüllt werden sollten.

Die folgenden Schritte helfen Ihnen bei der Erarbeitung eines Anforderungskatalogs:

• Leiten Sie anhand der Ergebnisse Ihrer Status-quo-Workshops funktionale und nicht-funktionale Anforderungen Funktionale Anforderungen beschreiben, was das System können soll und nicht-funktionale, wie es diese tun soll. Vermeiden Sie dabei das einfache Listen von Funktionalitäten – denken Sie integrativ End2End.
• Veranstalten Sie auf dieser Grundlage einen weiteren Workshop mit allen Prozessverantwortlichen. Das gibt Ihnen die Gelegenheit, bereits ermittelte Anforderungen zu prüfen und zusätzliche Optimierungspotenziale und Wünsche an das neue ERP aufzunehmen.
• Orientieren Sie sich an den gegenwärtigen Ist-Prozessen als Leitfaden und ergänzen Sie die Anforderungen um gewünschte Soll-Prozesse. Achten Sie jedoch darauf, dass die Wünsche nicht ausufern und tatsächlich umsetzbar sind.
• Ergänzen Sie die Aufstellung um etwaige technische Anforderungen, die an den betroffenen Schnittstellen entstehen. Die Basis hierfür bildet die bereits durchgeführte Analyse Ihrer bestehenden IT-Landschaft.
• Formulieren Sie die verschiedenen gesammelten Anforderungen klar verständlich und einheitlich strukturiert aus. Beziehen Sie hierbei Ihre Prozessverantwortlichen ein, damit diese die Aussagen unmittelbar gegenprüfen können. Weiterhin sollten Sie die wichtigsten Aspekte mithilfe von Anwendungsfällen beschreiben, um Missverständnisse und Fehlinterpretationen zu vermeiden. Wir möchten Ihnen empfehlen auf tonnenschwere Lastenhefte zu verzichten.
• Anschließend bitten Sie Ihre Prozessverantwortlichen darum, die zusammengetragenen Anforderungen nach Relevanz zu priorisieren. Auf diese Weise lässt sich noch besser differenzieren, welche ERP-Lösung Ihre Kriterien erfüllt.

Genau das ist auch der Startschuss für den vierten und letzten Schritt des Auswahlverfahrens für Ihr neues ERP.

 

Schritt 4: Evaluation und Wahl passender ERP Anbieter

Nach all der akribischen Vorarbeit sind Sie nun am entscheidenden Punkt der Reise angelangt. Sie kennen Ihre Bedürfnisse und Ziele genau und benötigen ein geeignetes ERP-System, das diesen gerecht wird.

Nicht falsch verstehen: Auch bei den drei vorhergehenden Schritten des Projektverlaufs profitieren Sie enorm, wenn Sie sich von einer objektiven und unabhängigen Instanz beraten lassen. Aber spätestens in dieser Phase ist eine solche professionelle Begleitung unabdingbar. 

Suchen Sie daher nach erfahrenen Experten, die Sie bei den folgenden Aufgaben unterstützen können:

• Treffen Sie eine Vorauswahl von 3 bis 5 ERP-Anbietern.
• Führen Sie für jeden dieser Anbieter einen Fit-Gap-Workshop Das bedeutet, Sie suchen nach möglichen Diskrepanzen zwischen den Funktionalitäten der einzelnen Lösungen und den Kriterien Ihres Anforderungskatalogs.
• Sobald ein Anbieter in die engere Auswahl kommt, können Sie ihn nach diesem Abgleich mit Ihrem Anforderungskatalog gezielt auf bestehende Gaps ansprechen und ermitteln, inwieweit der Anbieter mögliche Workarounds anbieten kann.
• Das ist auch der perfekte Moment, um eine Kostenschätzung für das neue ERP anzufragen.
• Ein weiteres unverzichtbares K.-o.-Kriterium ist die Einbettung der Lösung in Ihre bestehende IT-Architektur. Prüfen Sie daher, ob entsprechende Schnittstellentechnologien mit allen relevanten Systemen vorhanden sind.
• Weitere mögliche Aspekte, die bei der Entscheidungsfindung helfen können, sind zum Beispiel Kriterien wie TCO (Total Cost of Ownership), Benutzerfreundlichkeit, Support des Anbieters, Skalierbarkeit, Datensicherheit, Positionierung der Lösung auf dem Markt u.v.m.
• Achten Sie allerdings darauf, dass Ihre Anforderungen nicht überhandnehmen. Je umfangreicher Ihre Liste an Kriterien ist, desto höher gestalten sich die Kosten und desto länger wird die Dauer des Auswahlprozesses.

Haben Sie all diese Maßnahmen zur Bewertung passender ERP-Anbieter durchgeführt, muss das Management Ihres Unternehmens schlussendlich eine Entscheidung treffen.

Warum Ihr neues ERP nicht makellos sein wird

Halten Sie sich während all dieser Projektphasen eine Tatsache immer vor Augen: Die eierlegende Wollmilchsau existiert nicht.

Versteifen Sie sich deshalb nicht auf die Suche nach DER perfekten Lösung. Kleine Abstriche beim Anforderungskatalog gehören immer dazu.

Deshalb ist es umso wichtiger, dass Sie von Anfang an genau wissen, was die Haupttreiber Ihres Transformationsvorhabens sind, und was Sie mit dem Wechsel Ihres ERP-Systems erreichen wollen.

Ohne diese Klarheit und das passende Kommittent seitens der Unternehmensführung verwandelt sich die Wahl eines Anbieters schnell zum Spielball der verschiedenen Stakeholder. Ein Szenario, in dem die erhofften Potenziale des neuen ERP minimiert werden oder ganz ausbleiben.

Mit den vier oben genannten Schritten können Sie genau das vermeiden. Und wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, stehen wir Ihnen beim Auswahlprozess mit unserer langjährigen Erfahrung und Marktexpertise gern beratend zur Seite.

Kontaktieren Sie uns einfach unverbindlich, und lassen Sie uns gemeinsam #heldenformen.