System- und Businessintegratoren und Kontrollverlust
Diese zwei Worte in ein und demselben Satz zu hören, verheißt normalerweise nichts Gutes. Außer im Falle dieses Blogbeitrags. In Zeiten, in denen Innovationen und Change-Management zur Tagesordnung gehören, spielen externe System- und Businessintegratoren eine immer größere Rolle für Unternehmen.
Sie sollen helfen, neue Strategien und Technologien zu implementieren und so Transformationsprojekte erfolgreich umzusetzen. Doch wie behält man angesichts all dieser Veränderungen den Überblick? Und die viel spannendere Frage: Wie kontrolliert man, dass die externen Dienstleister wirklich das tun, was man von ihnen erwartet?
Wir verraten Ihnen, wie Sie bei der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern einen Kontrollverlust vermeiden und den Erfolg Ihres Transformationsvorhabens sicherstellen.
Warum die Wahl eines geeigneten Systemintegrators für Transformationsprozesse erfolgsentscheidend ist
Die Antwort auf diese Frage lässt sich am besten an einem der beliebten Glühbirnen-Witze verdeutlichen:
„Wie viele Programmierer braucht man, um eine Glühbirne zu wechseln? Keinen. Das ist ein Hardwareproblem.”
Auch wenn es vielleicht nur für ein kleines Lächeln gereicht hat, zeigt der Scherz die wechselseitige Beziehung zwischen dem System-/Businessintegrator und dem Gelingen einer Transformation recht deutlich.
Wird für einen Veränderungsprozess ein externer Dienstleister gewählt, der für diesen Vorgang nicht geeignet ist, so riskiert man, dass das Vorhaben scheitert. Und nun übertragen wir diese Erkenntnis auf eine größere Ebene:
Stellen Sie sich vor, der Austausch der Glühbirne ist ein Transformationsprozess und für ein reibungsloses Tagesgeschäft eines Unternehmens notwendig.
Damit liegen der Umsatz und die Wettbewerbsfähigkeit von besagtem Unternehmen in der Hand derjenigen Person bzw. Institution, die die neue Glühbirne einsetzt – dem System-/Businessintegrator.
Jetzt das Problem: Bei komplexen IT-Transformationsprozessen sind die meisten Unternehmen auf externe Dienstleister angewiesen. Grund hierfür ist, dass in vielen Fällen das nötige Know-how über neue Systeme, die Werkzeuge, die Kapazitäten und das Wissen darüber, wie eine Systemeinführung ablaufen sollte, fehlen.
Das birgt für Organisationen gleich zwei enorme Risiken:
- Sie legen eine große Verantwortung, die über die Zukunft des eigenen Unternehmens entscheiden kann, in fremde Hände.
- Ihnen fehlen die Mittel und das spezifische Fachwissen, um die Arbeit externer Dienstleister zu überwachen und zu steuern.
Genau deshalb ist für Unternehmen nicht nur die Wahl eines geeigneten System-/Businessintegrators erfolgsentscheidend.
Ebenso wichtig ist, dass während der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern kein Kontrollverlust entsteht.
Risiken eines Kontrollverlusts bei Transformationsprozessen
IT-Transformationsprozesse wie beispielsweise eine ERP-Transformation gehen mit tiefgreifenden Veränderungen für Unternehmen einher – technologisch, prozessual, organisatorisch sowie auch auf kultureller und persönlicher Ebene.
Übergibt eine Organisation während einer solchen Phase starker Umbrüche das Zepter an einen Außenstehenden, so entsteht eine gefährliche Situation:
Ein externer Dienstleister kennt in der Regel die individuellen Anforderungen und Eigenheiten des Unternehmens nicht oder nicht gut genug.
Damit steigt das Risiko…
- …dass Widerstände innerhalb der eigenen Belegschaft entstehen.
- …die Anforderungen der Transformation nicht vollkommen abzudecken.
- …an den Zielen vorbeizuarbeiten.
- …dass das Vorhaben komplett scheitert.
Idealerweise sollte ein externer System-/Businessintegrator deshalb als Unterstützer im Prozess dienen. Nicht aber dazu befähigt werden, die gesamte Transformation selbstständig zu steuern und eigene Entscheidungen zu treffen.
In anderen Worten, um den langfristigen Erfolg eines tiefgreifenden Change-Vorhabens zu sichern, muss die Kontrolle über die Transformation in der Organisation selbst liegen.
Doch wie lässt sich das genau umsetzen?
So behält Ihr Unternehmen bei der Zusammenarbeit mit externen System– und Businessintegratoren die Kontrolle
Rufen wir uns noch einmal die Ausgangssituation in Erinnerung:
Wenn für (IT)-Transformationsprozesse internes Wissen und die nötigen Werkzeuge fehlen, so bleibt einem Unternehmen oftmals nur die Option, diese Ressourcen von außenstehenden Providern einzukaufen.
Damit diese Kollaboration funktioniert wie gewollt, müssen auf Seiten der Organisation Mechanismen geschaffen werden, um die Arbeit des Systemintegrators bzw. Businessintegrators zu verifizieren und zu steuern.
Mechanismus #1: Das fehlende Wissen in der Organisation aufbauen
Grundsätzlich haben Unternehmen zwei Optionen, um mit dem Mangel an fachlichem Know-how umzugehen:
- Das fehlende Wissen kann temporär ausgeglichen werden, indem man hierfür die Beratungs- und Serviceleistungen externer Dienstleister in Anspruch nimmt.
Diese Lösung ist kurzfristig äußerst effizient. Die Organisation profitiert direkt und ohne Verzögerung von der Expertise des Business-/Systemintegrators.
Allerdings bedeutet das auch, dass der Wissensstand innerhalb des Unternehmens nicht nachhaltig ansteigt. Die internen Mitarbeiter können so auch langfristig nicht kontrollieren, ob der externe Dienstleister gute Arbeit liefert und die richtigen Maßnahmen ergreift. Und damit hält das notwendige Übel, Kontrolle immer wieder an externe Institutionen abgeben zu müssen, an.
Wesentlich nachhaltiger ist daher die zweite Option:
2. Das Unternehmen kauft das fehlende Wissen zwar über spezialisierte Dienstleister ein, allerdings in einer Form, die es erlaubt, das Know-how langfristig innerhalb der eigenen Teams zu integrieren.
Das bedeutet, Sie befähigen Ihre eigenen Mitarbeitenden so sehr, dass sie auf lange Sicht externe Berater ersetzen oder zumindest genügend Expertise aufbauen, um die Arbeit der Integratoren zu verstehen und sicher zu steuern.
Möglich wird dies mithilfe eines neutralen Partners, der die geplante IT-Transformation von Anfang an in engem Austausch begleitet und sein umfassendes Wissen an die Belegschaft vermittelt.
Wie funktioniert ein Wissensaufbau über einen neutralen Partner?
Damit der Zugewinn an Fachwissen effizient erfolgt, empfiehlt es sich, die eigenen Mitarbeitenden aktiv in die Umsetzung der Transformationsprozesse einzubinden. So können Sie anhand der Hands-on-Erfahrungen schnell und praxisorientiert relevante Aspekte erlernen und diese nach und nach selbst anwenden.
Dies funktioniert jedoch nur, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
- Die Teams müssen die Bereitschaft mitbringen, von externen Beratern zu lernen. Hierfür lohnt es sich, vorab unternehmensintern das Vorgehen und den Nutzen der Maßnahme transparent zu kommunizieren. Mitarbeitende sollten den Benefit erkennen und nicht das Gefühl bekommen, dass man ihnen die Arbeit nicht zutraut.
- Der neutrale Partner sollte nicht nur umfangreiche Expertise auf höchstem Niveau mitbringen. Zudem muss er dem geplanten Transformationsprojekt, der Organisation und den anderen Dienstleistern gegenüber völlig objektiv agieren.
- Es muss ein klares Rollenverständnis und eine Klärung der Verantwortlichkeiten aller Beteiligten etabliert sein.
Und damit sind wir schon beim nächsten Aspekt:
Mechanismus #2: Kontrolle durch klare Verantwortlichkeiten gewinnen
Change-Prozesse wie IT-Transformationen sind für ein Unternehmen ein Sonderfall und kein Alltag. Jedes dieser Vorhaben ist anders und weist unterschiedliche Bedingungen und Herausforderungen auf.
Auf Grundlage dieser Eigendynamik ist es für die Entscheider innerhalb einer Organisation entsprechend schwer, relevante Aufgaben, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten zu planen.
Wird dieser Aspekt jedoch bei Vertragsabschluss mit einem externen System-/Businessintegrator vernachlässigt, kann es im späteren Projektverlauf schnell zu Missverständnissen und Konflikten kommen.
Mit einer RASCI-Matrix können Sie eine solche Problematik jedoch von Anfang an vermeiden. Mit dem Projektmanagement-Tool haben Sie die Möglichkeit, Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens übersichtlich darzustellen.
Im Optimalfall wird dabei die Aufschlüsselung bereits vor der Ausschreibung für den Systemintegrator angelegt und über das gesamte Projekt hinweg gepflegt.
Die erforderlichen Schritte zur Erstellung einer RASCI-Matrix kurz zusammengefasst:
- Sammeln aller relevanten Aktivitäten und Aufgaben (was durch einen erfahrenen, neutralen Berater unterstützt werden kann).
- Kategorisieren der Liste nach jenen Aufgaben, die intern übernommen werden können und solchen, die ein externer Partner verantworten soll.
- Prüfen während der Vertragsverhandlungen, ob ein potenzieller System-/Businessintegrator die jeweiligen Aufgaben vollumfänglich übernehmen kann.
Dieses Vorgehen bietet gleich mehrere Vorteile.
Bereits vor Projektstart stehen alle Aktivitäten und Zuständigkeiten fest, sodass es keine Missverständnisse darüber geben kann. Das Unternehmen begibt sich dadurch in eine Position, von der aus es den Verhandlungsspielraum verkleinert und aktiv auf die Ausgestaltung des Transformationsprozesses Einfluss nimmt.
Das schafft Klarheit von Stunde null und lässt dem Business-/Systemintegrator keinen Platz für „Ausreden“ im späteren Projektverlauf. Stattdessen orchestriert die Organisation dessen Aufgaben und Verantwortung – genau so, wie es benötigt wird.
Mechanismus #3: Unternehmensintern die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Transformation schaffen
An sich ist es keine Neuigkeit, dass effektives Projektmanagement einer der entscheidenden Hebel für den Erfolg von Change-Projekten ist. Trotzdem scheitern nach wie vor viele Transformationsprozesse genau an diesem Punkt.
Zu einem adäquaten Projektmanagement gehören Aspekte wie:
- Das Definieren realistischer Anforderungen und Deadlines.
- Eine klare Rollendefinition aller Beteiligten.
- Die effiziente Kommunikation innerhalb und außerhalb der involvierten Projektteams.
- Ein organisatorisches System, das schnelle und richtige Entscheidungen erlaubt.
- Das bewusste Leben einer Fehlerkultur.
- Die Kultivierung eines entsprechenden Levels an Agilität, um die geplante Methodik umsetzen zu können.
Doch das Umsetzen dieser und weiterer Elemente des Projektmanagements ist letztlich nur die halbe Miete.
Die zweite wichtige Voraussetzung für einen erfolgreichen Transformationsprozess ist, dass diese Maßnahmen auch regelmäßig auf ihre Effizienz überprüft werden. Nicht zu vergessen, dass das auch den Mut beinhaltet, nachträglich neu zu justieren – selbst bei Widerständen aufseiten des externen Partners oder der eigenen Teams.
Was uns direkt zum nächsten Schritt führt:
Mechanismus #4: Ständige Kontrolle durch eine systematische und ausführliche Quality Assurance
Transformationsprozesse – vor allem jene im IT-Bereich – tangieren häufig geschäftskritische Elemente. Unternehmen sind darauf angewiesen, dass diese Geschäftsbereiche während und auch nach dem Change-Vorhaben reibungslos funktionieren.
Um das Risiko von Problemen und Störungen zu minimieren, sollte folglich schon während der Umsetzung der Transformation eine adäquate Qualitätskontrolle stattfinden.
Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass alle Module und Komponenten des neuen (IT-)Systems ordnungsgemäß funktionieren und nahtlos miteinander interagieren.
Mögliche Impulse hierfür sind:
- Die Gütekriterien hinsichtlich der Lieferobjekte des System-/Businessintegrators sollten vor Projektstart genau definiert sein. Das verhindert zu hohe Erwartungen und erleichtert die Steuerung der Zusammenarbeit.
- Zu den Kriterien, die dabei festgelegt werden müssen, gehören unter anderem der Umfang des Lieferobjekts, die Anforderungen an das Lieferobjekt und die zugrunde liegenden Standards.
- Sollten unterschiedliche Dienstleister in verschiedenen Phasen des Transformationsprojekts zum Einsatz kommen, sollten für alle die gleichen Standards gelten.
Eine gängige Methode für die Umsetzung sind Templates, die externen Dienstleistern zu Beginn der Zusammenarbeit ausgehändigt werden. Diese können im weiteren Verlauf jederzeit nachgearbeitet werden und erleichtern die fortlaufende Quality Assurance.
Auch bei der Erstellung dieser Templates kann ein neutraler Dritter Dienstleister enorm unterstützen. Beratungshäuser verfügen über erprobte und ausführliche Templates, die sie je nach Bedarf individuell an die Kundenbedürfnisse anpassen können. Das spart Ihnen jede Menge Arbeit und verringert die Gefahr von Fehlern, die zu aufwändigen Nacharbeiten führen könnten.
Mechanismus #5: Die Wahl eines passenden Systemintegrators bzw. Businessintegrators
Nun, da das praktische Rahmenwerk gesetzt ist, fehlt nur noch ein Aspekt. Und dieser ist gleichzeitig der bedeutsamste – die Wahl des geeigneten Dienstleisters.
Wie lässt sich herausfinden, welcher der richtige ist?
Eine allgemeingültige Pauschalantwort auf diese Frage gibt es nicht. Wie schon zuvor erwähnt, ist jedes (IT-)Transformationsvorhaben einzigartig.
Allerdings gibt es 3 Schlüsselfragen, mit denen Sie die Auswahl an potenziellen Kandidaten deutlich eingrenzen können:
- Passt der System-/Businessintegrator kulturell zur Organisation und zu weiteren Projektbeteiligten? Passen die gewählten Methodiken und Agilitätslevel?
- Hat der System-/Businessintegrator die nötige Expertise und Branchenerfahrung für die geplante Transformation?
- Welche Rolle spielt die Organisation als Kunde für den System-/Businessintegrator? Ist das Unternehmen eine Priorität oder wird es zurückgestellt?
Mit den Antworten auf diese 3 Fragen können Sie Ihre Suche auf jene externen Dienstleister eingrenzen, die sowohl die nötige Expertise als auch die passende Größe für Ihre Bedürfnisse haben.
Ist diese Vorarbeit erledigt, folgt der zweite Step:
Eine professionelle Ausschreibung setzt den Maßstab für die gesamte Zusammenarbeit
Der erste Eindruck zählt. Auch bei der Suche nach externen Dienstleistern für Transformationsprozesse.
Denn auch wenn das Unternehmen in der vorteilhaften Position ist, die Wahl für einen Kooperationspartner zu treffen, ist die Entscheidung immer noch eine beidseitige.
Und die unbequeme Wahrheit ist: Ein Dienstleister, der schlechte Ausschreibungsunterlagen bekommt, verliert den Respekt vor dem Kunden.
Mit unvollständigen, unstrukturierten oder qualitativ suboptimalen Ausschreibungsunterlagen vermitteln Organisationen, dass sie einen geringen Anspruch an das bevorstehende Projekt haben.
Im Umkehrschluss demonstriert ein professionelles Ausschreibungsmanagement Professionalität, Ernsthaftigkeit und Engagement – was auch das Verhalten der Business-/Systemintegratoren beeinflussen wird.
Wie grandega Sie bei der Steuerung und Kontrolle externer Systemintegratoren unterstützen kann
Erinnern Sie sich an die Passagen dieses Artikels, in denen wir die elementare Bedeutung eines neutralen Partners erwähnt haben?
Wir können dieser neutrale Partner für Sie sein.
Als unabhängige dritte Partei bringt das Beratungsteam von grandega das nötige IT-Wissen und Projektmanagement-Knowhow mit, um Ihre Teams nachhaltig in ihren neuen Aufgaben zu stärken und die Aktivitäten externer Implementierungspartner zu bewerten und zu steuern.
Ihre Vorteile:
- Wir vereinen technische Expertise und vielschichtige Fachkompetenz in einer neutralen Position.
- Wir agieren als Bindeglied, da wir nicht nur Ihre Sprache, sondern auch die des Systemintegrators sprechen. Was gleichzeitig Ihre Abhängigkeit von einem einzelnen Dienstleister reduziert.
- Das fördert eine erfolgreiche Kommunikation und erleichtert die Kontrolle der Zusammenarbeit.
- Durch unsere neutrale Position können wir bei Risiken und Problemen vermitteln. So werden diese aus der Welt geschafft, bevor sie den Erfolg der Transformation gefährden.
- Bei schwierigen und weitreichenden Entscheidungen stehen wir Ihnen als Sparringspartner zur Verfügung.
- Wir teilen unser Wissen mit Ihnen und Ihren Mitarbeitenden, ohne Angst davor, kompetente Teams in Ihrem Unternehmen aufzubauen.
Wir möchten Sie nicht nur aktiv begleiten und die Chancen auf einen Projekterfolg signifikant erhöhen. Vielmehr wollen wir Sie dazu befähigen, Ihre Transformation in die eigene Hand zu nehmen und für die Zukunft noch besser aufgestellt zu sein.
Neugierig geworden? Dann kontaktieren Sie uns gern!
