Obwohl wir in einer Zeit leben, in der ein professionelles Change Management längst zu einem notwendigen Standard für Transformationsprozesse geworden ist, ist der wahre Nutzen von Key User Maps für das Veränderungsmanagement noch weitestgehend unentdeckt.
Eine erfolgreiche Durchführung von Veränderungsvorhaben erfordert, dass Mitarbeitende reibungslos in neue Arbeitsweisen, Technologien, Prozesse oder Strukturen integriert werden. Doch dafür braucht es mehr, als Verantwortungsbereiche zu definieren oder neue Abläufe und Tools einzuführen.
Damit also ein Change Management zielführend agieren kann, braucht es vor allem ein tiefes Verständnis über die Bedürfnisse und Ängste der Mitarbeitenden und ihre Akzeptanz des angestoßenen Wandels. Denn sind die eigenen Teams nicht gewillt oder in der Lage, Neuerungen in ihrem Arbeitsalltag anzunehmen, so wird auch die beste Change-Strategie nicht funktionieren.
Das ist der Punkt, an dem Key User Maps ins Spiel kommen. Als ein vielseitiges Instrument des Change Managements ermöglichen sie es Organisationen, ihre Mitarbeitenden in den Mittelpunkt des Veränderungsprozesses zu stellen. Das erlaubt ihnen wiederum, Touch Points zu identifizieren und individuelle Maßnahmen für die Einbindung der Hauptakteure des Transformationsprozesses zu entwerfen.
Aber was genau sind Key User Maps eigentlich und wie unterstützen sie Unternehmen dabei, das eigene Veränderungsmanagement zu verbessern?
Ob Organigramme von Unternehmen, Fahrpläne für die Metro oder Familienstammbäume – wenn es um Sachverhalte geht, die mehrere Ebenen von Elementen umfassen, sind schematische Darstellungen äußerst praktisch:
- Sie geben uns einen Überblick über alle relevanten Aspekte.
- Das wiederum hilft uns, schnell zu verstehen, worum es geht.
- Dadurch sind wir in der Lage, bessere Entscheidungen zu treffen.
Key User Maps sind im Grunde ein solches Schema. Aber anders als bei den obengenannten Beispielen geht es hierbei nicht um den öffentlichen Verkehr oder Verwandtschaftsbeziehungen.
Vielmehr sind sie ein Tool für das Change Management, mit dem visuell dargestellt wird, welche Stakeholder innerhalb des Unternehmens beim geplanten Vorhaben eine besondere Rolle spielen, da sie von den anstehenden Veränderungen betroffen sind.
Das sind in der Regel Personen, die:
- Unmittelbar von der Veränderung betroffen sind.
- Einen starken Einfluss auf den Erfolg eines Transformationsprojekts haben – und dieses ggf. auch scheitern lassen können.
- Zur Akzeptanz und Implementierung der geplanten Change-Prozesse beitragen.
Wie der englische Begriff bereits erahnen lässt, sind die Stakeholder mit einer solchen Schlüsselrolle die sogenannten Key User.
Key User können Führungskräfte, Meinungsführende, Projektleitende oder andere einflussreiche Akteure sein, deren Aufgabenbereiche von den Maßnahmen des Change-Projekts direkt beeinflusst werden. Bei der Einführung einer neuen Softwarelösung sind dies beispielsweise jene Personen, die die Software bei ihrer täglichen Arbeit nutzen oder auch die Teamleiter, die die erfolgreiche Einführung des neuen Tools verantworten.
Eine Key User Map zeigt jedoch nicht nur die Hauptakteure auf, sie enthält zudem folgende Informationen:
- Warum und zu welchem Grad das Vorhaben Einfluss auf die jeweilige Person hat.
- An welchen Berührungspunkten, den sogenannten Touch Points, das Change Management mit den Key Usern interagiert.
Das macht Key User Maps zu einem wirkungsvollen Steuerelement, um diese Schlüsselpersonen aktiv einzubeziehen, ihre Stimmungsveränderungen frühzeitig zu identifizieren und mit geeigneten Maßnahmen eventuellen Widerständen entgegenzuwirken.
Wie werden Key User Maps erstellt?
Auch wenn Key User Maps ein sehr gängiges Instrument des Change Managements sind, gibt es bei der eigentlichen Erstellung einer solchen Übersicht keine Pauschallösung.
Das liegt daran, dass jedes Unternehmen und jede Veränderung einzigartig sind und deshalb eine individuelle Lösung erfordern.
Nichtsdestotrotz existieren einige grundlegende Schritte, die bei der Ausarbeitung weiterhelfen:
1. Professionelles Change Management als Basis
Ehe Sie mit der Erstellung einer Key User Map beginnen, sollten Sie sicherstellen, dass das Fundament eines professionellen Change Managements gegeben ist. Das heißt, Sie sollten bereits definiert haben, um welchen Veränderungsprozess es sich handelt, wie dieser ablaufen wird und welche Ziele kurz- wie langfristig damit erreicht werden sollen.
2. Identifizierung von Schlüsselpersonen
Sobald Sie eingegrenzt haben, inwieweit der geplante Wandel Ihr Unternehmen beeinflussen wird, ist es an der Zeit, die betroffenen Akteure auszumachen.
Hierfür analysieren Sie Ihre komplette Belegschaft: Welche Personen können aktiv zum Erfolg des Change-Prozesses beitragen oder sind davon am meisten betroffen und spielen dadurch eine Schlüsselrolle? Wessen Aufgabengebiet wird Veränderungen unterliegen, wie sie beispielsweise bei der Implementierung eines neuen ERP-Systems erfolgen?
3. Analysieren Sie die Einflüsse und Beziehungen Ihrer Key User
Sind die Key User einmal identifiziert, so sollten Sie im nächsten Schritt herausfinden, welchen Einfluss sie innerhalb des Unternehmens haben. Auskunft hierüber geben Aspekte wie die Beziehungen zu anderen Mitarbeitenden, die formalen und informellen Netzwerke, in denen sie agieren und Kommunikationswege.
4. Visuelle Darstellung
Haben Sie einmal all diese Informationen zusammengetragen, so müssen Sie diese nur noch in eine Art visuelle Karte, die Key User Map, übersetzen. Ihrer Kreativität sind dabei keine Grenzen gesetzt, solange die Darstellung die entscheidenden Elemente enthält:
- die Key User,
- ihre Rolle im Unternehmensgefüge,
- die Touch Points, an denen das Change Management mit ihnen interagiert
- ihre Emotionale Einstellung der Veränderungsinitiative gegenüber.
5. Überprüfung und Aktualisierung
Da sich Rollen, Einflussgrade und Kommunikationsweisen von Key Usern im Laufe von Transformationsprozessen verändern können, sind Key User Maps ein sehr dynamisches Werkzeug des Change Managements. Aus diesem Grund sollten sie regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Nur so können Sie sicherstellen, dass die Darstellung jederzeit die aktuellen Gegebenheiten widerspiegelt.
Wann lassen sich Key User Maps im Change Management einsetzen?
Aus Key User Maps lässt sich ableiten, welchen Einfluss Stakeholder auf ein Change-Projekt haben und welche Bedürfnisse der Personen hierbei von Bedeutung sind. Das macht sie zu einem wertvollen Instrument, das in den verschiedenen Phasen des Change Managements zum Einsatz kommen kann:
1. Planungsphase
In der Planungsphase eines Transformationsprozesses bieten Key User Maps nützliche Orientierung, um alle bedeutenden Stakeholder zu identifizieren. Dadurch können Sie antizipieren, inwieweit die ausstehenden Veränderungen deren Tätigkeitsfeld beeinflussen und wie mögliche Reaktionen der Hauptakteure darauf aussehen können.
Das gibt Ihnen die Chance, potenzielle Widerstände frühzeitig zu erkennen und entsprechende Präventivmaßnahmen einzuleiten. Außerdem können Sie mit dieser Grundlage eine zielgerichtete Kommunikationsstrategie entwickeln, um die wichtigsten Stakeholder des Veränderungsvorhabens frühzeitig zu informieren und einzubeziehen.
2. Implementierungsphase
Während der Umsetzung eines Change-Vorhabens sind Key User Maps hilfreich, um sicherzustellen, dass alle relevanten Personen über die geplanten Veränderungen informiert und in alle relevanten Maßnahmen involviert sind. Auf diese Weise können Sie gewährleisten, dass die Hauptakteure ihrer Rolle gerecht werden und die Implementierung aktiv unterstützen.
Das regelmäßige Feedback, das Sie dabei erhalten, erlaubt Ihnen, Chancen und Risiken frühzeitig zu erkennen, was auch projektübergreifend von großem Wert ist.
3. Überwachungs- und Evaluierungsphase
Auch nach der Umsetzung des Projekts können Key User Maps das Change Management unterstützen. Sie sind eine große Hilfe bei der Analyse des Fortschritts und tragen dazu bei, das Erreichen von gesetzten Zielen zu überwachen. Zudem dienen sie dazu, herauszufinden, welche Mitarbeitende besonders geeignet sind, um Feedback zur Wirksamkeit der angewendeten Maßnahmen zu geben. All das erlaubt Ihnen, jederzeit bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen und den nachhaltigen Erfolg der Veränderung sicherzustellen.
Welche Vorteile haben Key User Maps für das Change Management?
- Besseres Change Management – Key User Maps helfen Ihnen dabei, Schlüsselpersonen innerhalb des Unternehmens zu identifizieren, deren Rolle im Gesamtgefüge nachzuvollziehen und ihre Einstellung gegenüber dem Veränderungsvorhaben zu verstehen. Auf diese Weise können Sie gezielte Maßnahmen entwickeln, um die Einstellungen und Reaktionen der Mitarbeitenden auf den Wandel zu verstehen und positiv zu beeinflussen.
- Emotionsmanagement – Veränderungen gehen immer mit Emotionen einher. Vor allem tiefgreifende Change-Prozesse rufen häufig Gefühle wie Nervosität, Skepsis, Frust, Angst hervor, die Widerstände auslösen können. Anhand von Key User Maps können Sie die Ursache dieser Emotionen besser verstehen und möglichen Widerständen von Anfang an entgegenwirken.
- Effektive Kommunikation – Basierend auf den Erkenntnissen aus den Key User Maps können Unternehmen maßgeschneiderte Kommunikations- und Schulungsstrategien entwickeln, die sicherstellen, dass die Key User optimal informiert und vorbereitet sind. Dies fördert die Akzeptanz und Unterstützung innerhalb eines Transformationsprozesses.
- Aktive Förderung – Anhand der in Key User Maps aufgezeigten Touch Points haben Unternehmen die Möglichkeit, direkt mit den relevanten Akteuren zu interagieren und den Einfluss der Change-Prozesse auf deren Arbeitsbereich genauer einzuschätzen. So können sie ggf. die Mitarbeitenden gezielt fördern oder zusätzliche Hilfs- und Weiterbildungsangebote erstellen.
- Effiziente Zusammenarbeit – Nicht zuletzt kann die Nutzung von Key User Maps dabei helfen, Unterstützungsnetzwerke innerhalb des Unternehmens aufzubauen. Indem die Verbindungen zwischen den Stakeholdern identifiziert werden, können Unternehmen gezielt Teams zusammenstellen, die sich gegenseitig unterstützen und den Veränderungsprozess vorantreiben.
Key User Maps: Ein wichtiger Hebel für professionelles Change Management
Ob Sie ein neues IT-System einführen, Ihre Organisation restrukturieren oder ein neues Produkt in Ihre Arbeitsabläufe integrieren – Key User Maps sind ein leistungsstarkes Werkzeug für die Steuerung von Transformationsprozessen.
Indem sie die wichtigsten Akteure und ihre Beziehungen klar und transparent darstellen, ermöglichen sie nicht nur eine effektive Planung, Kommunikation und Umsetzung von Veränderungen. Sie sorgen vor allem auch für eine größere Akzeptanz der Maßnahmen bei den relevanten Stakeholdern.
Letztendlich tragen Key User Maps so dazu bei, die Komplexität von Change-Vorhaben zu reduzieren, den Wandel erfolgreich zu gestalten und die Zukunftsfähigkeit Ihrer Organisation zu sichern.
Wenn Sie wissen möchten, wie Sie bei Ihrem professionellen Change Management optimal von den Mehrwerten einer Key User Map profitieren können, kontaktieren Sie uns gern.
