Das grandega Integral PMO: Projektmanagement der Zukunft

Der Flughafen Berlin Brandenburg sollte November 2011 feierlich in Betrieb genommen werden. Daraufhin folgten sieben weitere offizielle Öffnungstermine. Bis der BER schließlich am 31. Oktober 2020 heimlich, still und leise mit den ersten kommerziellen Flügen startete, während der allgemeine Fokus noch auf den Auswirkungen der Coronakrise lag. So ersparte man sich weiteren Spott und Hohn für ein Projekt, das mit dem Ausmaß seines Scheiterns die Nation über viele Jahre teils in Aufregung und teils in Schadenfreude versetzte.

Doch auch wenn der Flughafen Berlin Brandenburg ein glanzloses Paradebeispiel für schlechtes Projektmanagement ist, er ist bei Weitem nicht das Einzige. Ganz im Gegenteil, in nahezu jeder Organisation gibt es Projekte, die mangels geeigneter Steuerung schlecht umgesetzt oder gar abgebrochen werden.

Was glauben Sie, wie viele Verluste entstehen Ihnen im Geschäftsjahr durch mangelhaftes Projektmanagement, das nicht an aktuelle Gegebenheiten angepasst ist?

Auch wenn diese Frage unangenehm ist, eine ehrliche Antwort kann Ihnen wichtige Impulse für den Erfolg Ihres Unternehmens geben. Denn in Zeiten, in denen Projekte ein alltäglicher Standard für Geschäftsprozesse sind, stellt ein großes Volumen gescheiterter Vorhaben ein ernsthaftes Risiko für die Zukunft dar.

Aber warum ist Projektmanagement eigentlich ein so wichtiges Thema und was hat sich verändert, sodass hier plötzlich neue Lösungen notwendig sind? Wir verraten es Ihnen.

1. Das digitale und globale Zeitalter als anspruchsvolle Ausgangssituation

Projektarbeit in Unternehmen ist nicht mehr das, was sie einmal war.
Zugegeben, diesen Satz hätten sie über die letzten Jahrzehnte vermutlich von den meisten Führungskräften und Team-Leads gehört – egal, zu welchem Zeitpunkt Sie fragen würden. Die Allgemeingültigkeit der Aussage hat einen Grund: Ständiger Wandel und Weiterentwicklung liegen einfach in unserer Natur.

Auch jetzt zu Beginn des 21. Jahrhunderts sind verschiedenste Umbrüche, Trends und Neuerungen im Gange. Um nur einige davon zu nennen:

• Die digitale Transformation hat Deutschland fest im Griff und hält kontinuierlich Einzug in die Prozesse von Verwaltung und Wirtschaft. Traditionelle Methoden werden durch neue Technologien abgelöst und mit der künstlichen Intelligenz steht bereits die nächste Revolution in den Startlöchern.
• Durch die Coronakrise waren Unternehmen praktisch über Nacht gezwungen, neue Strategien für Arbeitsmodelle, Kommunikation und Alltagsgeschäft zu finden. Schon jetzt ist abzusehen, dass uns diese Auswirkungen der Pandemie langfristig beeinflussen werden. Wir leben schon jetzt eine Neue Normalität.
• Nichtsdestotrotz nimmt die Globalisierung weiter zu. Die weltweiten Märkte wachsen immer stärker zusammen. Unternehmen stehen so vor der Aufgabe, nicht nur national, sondern auch international zu agieren und mitunter globale Lieferketten zu verwalten.
• Mit neuen Märkten kommen auch neue Akteure mit relevanten Interessen und Anforderungen ins Spiel. Die Komplexität der Unternehmenslandschaft erhöht sich und der Wettbewerb wird verstärkt.

Beinahe ungebremstes Wirtschaftswachstum, multinationale Konzerne, digitaler Wandel – all diese Entwicklungen sorgen gefühlt im Wochentakt für neue Rahmenbedingungen.

Für Unternehmen haben diese zahlreichen und verhältnismäßig eng getakteten Veränderungen tiefgreifende Folgen. Einerseits gilt es, die eigene Strategie an stetig wechselnde Trends anzupassen und die Positionierung am Markt zu sichern.

Dem steht gegenüber, dass das interne Management neu ausgerichtet werden muss. Viele traditionelle Arbeitsweisen, Techniken und Modelle greifen bei dem schnelllebigen kulturellen und wirtschaftlichen Wandel nicht mehr.

2. Herausforderungen und Chancen für Unternehmen

Um trotz dieser dynamischer Rahmenbedingungen zukunftsfähig zu bleiben, entscheiden sich immer mehr Unternehmen gegen eine starre Linienorganisation. Stattdessen gehören projektorientierte Arbeitsweisen zum Mittel der Wahl. Als zentrales Instrument lassen sie sich selbst bei komplexen und schnelllebigen Strategien und Konzepten wirkungsvoll einsetzen.

Doch ehe Sie an dieser Stelle erleichtert aufatmen, müssen wir Sie leider enttäuschen: auch Projektarbeit verläuft nicht immer reibungslos.

Tatsächlich existieren sogar zahlreiche Studien, die sich mit dem Scheitern von Projektarbeit in Unternehmen beschäftigen. Je nach Ausrichtung und Thema der Erhebungen sind es bis zu 70% der Vorhaben, die in der Praxis nicht erfolgreich umgesetzt werden. Für diese erschreckend hohen Quoten gibt es zwei Ursachen.

Auf der einen Seite stehen strukturelle und unternehmensspezifische Gründe, die für abgebrochene oder nicht erfolgreiche Projekte sorgen. Diese reichen von falscher Planung, Kommunikation und Zielsetzung bis hin zum Mangel geeigneter Technologien und Fachkompetenzen.

Zusätzlich zu diesen Faktoren stehen Unternehmen vor einer Vielfalt an Herausforderungen, die sich aus den eigenen organisatorischen und den gesellschaftlichen Rahmenbedingungen ergeben. Dazu gehört, dass Produktzyklen immer kürzer und Vorgänge immer komplexer werden. Gleichzeitig nehmen die Geschwindigkeit und die Dynamik von Prozessen zu. Und als ob das nicht bereits genug wäre, erfordert der digitale Wandel neue Ansätze, Workflows und Lösungen.

Daraus entsteht leider viel zu oft ein Setting, dass für erfolgreiche Projektabschlüsse alles andere als förderlich ist:

• Mitarbeiter stehen unter permanentem Druck;
• Einzelne Tätigkeiten umfassen immer mehr parallele Aufgaben;
• Gewohnte Strukturen werden aufgebrochen und in verhältnismäßig kurzen Abständen verändert;
• Vor allem bei neuen Strategien und Anwendungen fehlt es oft an Erfahrungswerten und Know-how;
• Nicht selten mangelt es an Kompetenz in Projektplanung und -management;
• Stress, Überforderung und Konflikte nehmen zu.

Die Konsequenz? Ziele werden nicht erreicht, Pläne und Termine können nicht eingehalten werden, Mehrkosten entstehen und das Projekt fährt schlechte Ergebnisse ein.

Um diesem Verlauf entgegenzuwirken, setzen viele Unternehmen auf Projektbüros, gern auch PMO (Project Management Office) genannt.

3. Welche Rolle spielen PMOs?

Ein PMO hat im Grunde die Aufgabe, Abläufe innerhalb einer Organisation zu verbessern und dadurch das Management von Projekten effizienter zu gestalten. In der Praxis wird diese Rolle meist von einer internen oder externen Abteilung oder Gruppe eingenommen.

Je nachdem, welche Autorität ein Projektbüro von einem Unternehmen verliehen bekommt, kann es bis zu drei wichtige Bereiche abdecken: die Unterstützung, die Kontrolle und das Management von Projekten. Das PMO steht somit quasi als zentrales Organ über den jeweiligen Projektleitungen und hilft diesen durch…

• …das Erstellen von Richtlinien, Prozessen und Vorgaben, die die allgemeinen Unternehmensziele abbilden und eine bessere Projektorganisation ermöglichen;
• …die Überwachung und Steuerung der Fortschritte;
• …die Analyse von Projektdaten;
• …das Training und ggf. die Motivation von Mitarbeitern und Führungskräften;
• …die Bereitstellung geeigneter Methoden, Techniken und Anwendungen, um Vorgänge zu standardisieren und Ressourcen nutzbringend einzusetzen.

Das Integral PMO unterstützt bei vielfältigen Aufgaben und trägt so maßgeblich zum Projekterfolg bei.

 

Richtig eingesetzt, können Projektbüros ein wirksames Mittel gegen Planungsfehler, Überlastungen und Verzögerungen sein. Wäre da nicht ein Haken – der globale und digitale Wandel.

Mit den stetig neuen Trends und Technologien, der zunehmenden Dynamik sowie der immer höheren Komplexität von Vorgängen wachsen die Anforderungen an das Projektmanagement. So sehr, dass viele klassische PMO-Modelle den Erwartungen nicht mehr gerecht werden. Kein Wunder, wenn das Skillset und die Methoden nicht mit der projektspezifischen Realität übereinstimmen, kann ein Projektbüro schwerlich für Entlastung sorgen.

4. grandegas Integral PMO als Lösung

Traditionelle PMOs stoßen beim kulturellen Wandel des 21. Jahrhunderts an ihre Grenzen. Und nun?

Ehe Sie jetzt an dunkle Szenarien voller roter Zahlen, unzufriedener Mitarbeiter und totalem Projektchaos denken, möchten wir Ihnen eine mögliche Lösung präsentieren: das Integral PMO.

Anders als bei herkömmlichen Modellen zeichnet sich das Integral PMO vor allem durch seinen proaktiven und flexiblen Charakter aus, der den Zeitgeist aktueller Entwicklungen widerspiegelt.

Eine dieser Eigenschaften ist PM Collaboration als Dreh- und Angelpunkt für Ihr Projektmanagement. Vorgänge werden nicht länger isoliert betrachtet, sondern in ein standardisiertes System eingegliedert. Abläufe, Dokumentation und Workflows werden so durch passende technische Anwendungen ergänzt und synchronisiert. Das Sharepoint-Tool liefert Projektmanagern zudem Best Practice-Anleitungen, Ressourcen und Hilfestellung, sodass Aufgaben professionell und standardisiert ausgeführt werden können.

Hinzu kommt eine starke Gewichtung der Proaktivität. Klassische PMOs dienen vielmehr als unterstützende und konsolidierende Anlaufstelle, während die Projektleitung in die praktische Umsetzung von Projekten eingebunden ist. grandegas Integral PMO hebt sich von diesen beiden Akteuren ab, indem Projekte gezielt vorangetrieben und Entwicklungen ganzheitlich hinterfragt werden.

Zusammengefasst unterscheidet sich das Integral PMO dadurch, dass es das Projektmanagement standardisiert und professionalisiert. Gleichzeitig treibt es Projekte proaktiv voran und begegnet Herausforderungen frühzeitig. Durch diese Fähigkeiten generiert es einen deutlichen Mehrwert gegenüber einem traditionellen PMO und der Projektassistenz. Das entlastet nicht nur Ihre Projektorganisation, sondern trägt außerdem umfassend zum Projekterfolg bei.

Das Integral PMO ist mehr, als eine Projektassistenz oder ein klassisches PMO.

 

So funktioniert die Mitarbeit in Projekten

grandegas Integral PMO kann als Projektmitarbeiter in verschiedenen Funktionen agieren. Dazu gehören vor allem projektphasenspezifische oder -übergreifende Tätigkeiten. Je nach Bedarf kann der Consultant zu Beginn, während der Planung oder auch der finalen Umsetzung von Projekten Aufgaben wie das Controlling, das Ressourcen-Management oder auch das Risiko-Management übernehmen.

Dabei ist vor allem der Aspekt der Flexibilität von großem Vorteil. Ob remote oder vor Ort, ob als PMaaS („Projektmanagement as a Service“) oder Advisor – er wird dort eingesetzt, wo Sie seine Unterstützung benötigen.

Plus: das Integral PMO kommt nicht allein. Es ist Teil des grandega Produktportfolios Integral XMO. Dieses enthält darüber hinaus auch ein Integral TMO (Transformation Management Office) sowie ein Integral SMO (Strategic Management Office) für Transformations- und Strategievorhaben. Somit ist Ihr Unternehmen rundum gewappnet für alle Herausforderungen, die die kommende Zeit bereithält.

Sie möchten gern mehr über grandegas Integral PMO erfahren? Dann kontaktieren Sie uns gern.