Back to Office: So gelingt die Rückkehr Ihrer Mitarbeiter ins Büro

Immer mehr Unternehmen holen ihre Mitarbeiter zurück ins Büro. Wir zeigen Ihnen, wie das Back to Office zum Erfolg wird.

Back to Office. Die meisten von uns kennen dieses Gefühl. Wir durchleben es, wenn wir uns nach ein oder zwei Wochen Urlaub wieder auf den Weg zu unserem Arbeitsplatz machen. Erholt, entspannt und voller Geschichten, die wir bei einem kurzen Plausch in der Teeküche zum Besten geben können.

Doch das ist hier nicht gemeint.

Wir sprechen von einer Rückkehr, bei der nichts ist, wie es zuvor war. Weder der Ort, an den Sie zurückkehren, noch Ihr Arbeitsumfeld, noch Sie selbst. Dieses Phänomen, das auch The Great Return genannt wird, ist aktuell in zahlreichen Unternehmen gelebte Realität.

Da der Schrecken der Covid-Pandemie mittlerweile nachgelassen hat, gehen immer mehr Organisationen dazu über, ihre Belegschaft – oder zumindest Teile davon – für einen oder mehrere Tage pro Woche zurück in die Büros zu holen. Doch was im ersten Moment nur konsequent und logisch erscheint, ist in der Praxis eine komplexe Herausforderung.

Mitarbeiter wie Führungspersonen haben in den vergangenen Monaten mit Homeoffice und Remote Work eine neue Arbeitsrealität kennengelernt, die alte Routinen verdrängt hat. Entsprechend verhalten fällt die Freude vieler Menschen aus, wieder am gewohnten Arbeitsplatz im Büro tätig zu sein.

Eine Ausgangssituation, die es so noch nicht gab und die den Gesprächs- und Handlungsbedarf rund um das New Normal verdeutlicht.

Für uns ist das der perfekte Moment, eine elementare Frage zu beleuchten:

Wie kann es gelingen, dass die Mission Back to Office erfolgreich verläuft? 

Denn bei aller Liebe zum ortsunabhängigen Arbeiten gibt es dennoch Gründe, die für die Mitarbeiterpräsenz vor Ort im Unternehmen sprechen. In diesem Artikel stellen wir Ihnen einige davon vor und zeigen Ihnen anhand von Praxisbeispielen, wie unterschiedlich Organisationen diese Aufgabe lösen.

Zurück ins Büro. Ist das eine gute oder schlechte Nachricht?

Homeoffice oder kein Homeoffice – das ist hier die große Frage.

Während der Corona-Pandemie hat sich die Zahl der Mitarbeiter, die von zu Hause aus tätig sind, fast verdoppelt. Doch mittlerweile sind über zwei Jahre vergangen. Viele Menschen sind grundimmunisiert und COVID-19 ist fester Bestandteil unseres Lebens geworden.

Folglich endete die gesetzliche Homeoffice-Pflicht, weshalb viele Unternehmen ihre Mitarbeiter nun in die Büros zurückholen. Die Heimarbeits-Zahlen sinken.

Eine Situation, die scheinbar mehr polarisiert, als das berühmte Wembley-Tor von 1966.

Die einen lieben das Homeoffice und möchten es nicht mehr missen. Die anderen können es kaum erwarten, ins Büro zurückzukehren.

Erschwerend kommt hinzu, dass die Digitalisierung vielerorts eher ein zweckmäßiger Flickenteppich als ein nachhaltiges Business Change-Projekt ist. Dadurch fehlt es in Organisationen häufig noch an entsprechenden Werten, Visionen und einer agilen Mentalität.

Die Konsequenz ist ein harter Spalt, der sich aktuell durch alle Branchen zieht. Auf der einen Seite die Innovation und das in Frage stellen konservativer Strukturen. Auf der anderen traditionelle Werte und bewährte Methoden. 

So ist es auch nicht verwunderlich, dass sich unter Unternehmen wie Beschäftigten ebenso unterschiedliche Lager ausbilden. Die Zukunft des Arbeitsplatzes wird so kritisch hinterfragt wie nie zuvor.

Gründe, die für die Rückkehr der Mitarbeiter ins Büro sprechen

Ein Blick auf die Erfahrungswerte der letzten Monate hilft zu verstehen, warum Organisationen für Ihre Mitarbeiter den Weg zurück ins Büro wählen.

• Die Befürchtung vieler Arbeitnehmer, ihnen würde der Kontakt zu den eigenen Kollegen fehlen, hat sich in Umfragen bestätigt.
• Weiterhin ergab eine Befragung des Deutschen Gewerkschaftsbundes (DGB), dass 28% der Personen, die im Homeoffice arbeiten, unbezahlte Überstunden Gewohnte Arbeitszeiten verschieben sich in die frühen Morgen- oder späten Abendstunden. Ebenso gaben 47% an, dass ihnen das Trennen von Job und Freizeit schwer fällt und sie nicht richtig abschalten können.
• Auch auf Seite der Unternehmen haben die Erfahrungen der letzten beiden Jahre Eindrücke hinterlassen. Mit dem Homeoffice kamen neue Bedrohungen, wie beispielsweise ein größeres Risiko für Cyberangriffe.
• Eine Befragung des Digitalverbands Bitkom zeigte zudem, dass Beschäftigte ihre Produktivität im Büro etwas höher einschätzen als bei der Arbeit zu Hause.

Das Büro hat als physischer Arbeitsplatz also durchaus (noch) seine Daseinsberechtigung.  

Doch ist The Great Return wirklich ein Rückschritt, der das Scheitern einer neuen, flexibleren Arbeitsrealität manifestiert?

Das hängt ganz vom Einzelfall ab.

Es gibt Unternehmen, die mit der Rückkehr in die Büros wortwörtlich da weitermachen, wo sie mit Pandemieeintritt aufgehört haben.

Dem entgegen stehen jedoch viele Organisationen, die hybride Arbeitsmodelle für das Back to Office wählen und so Bewährtes aus Vergangenheit und Gegenwart kombinieren.

So gehen bekannte Unternehmen das Back to Office an

In der Praxis zeigt sich bereits anhand bekannter Beispiele, wie Organisationen die Rückkehr der eigenen Mitarbeiter handhaben.

Tesla

Die Innovationschmiede unter Elon Musk ist ein radikales Beispiel für jene Unternehmen, die sich mit dem Ende der Corona-Einschränkungen auch für ein Ende von Remote Work entscheiden. Aus veröffentlichten E-Mails des berühmten CEOs geht ein klares Ultimatum hervor: Mitarbeiter müssen für mindestens 40 Arbeitsstunden in der Woche in ihre Büros in der Tesla Zentrale zurückkehren. Tun sie das nicht, reichen sie damit quasi ihre Kündigung ein.

Airbnb

Im Kontrast dazu liefert Airbnb das andere Extrem: Mitarbeiter der Buchungsplattform dürfen selbst entscheiden, wo sie am produktivsten arbeiten. CEO und Mitbegründer Brian Chesky informierte seine Belegschaft im April 2022 darüber, dass sie frei zwischen Büro und Homeoffice wählen dürfen.

Hewlett Packard Enterprise

Auch das US-Unternehmen Hewlett-Packard Enterprise will die Vorzüge des ortsunabhängigen Arbeitens nicht mehr missen. Der Ansatz des PC- und Druckerherstellers: Homeoffice ist fortan der neue Unternehmensstandard und damit der Hauptarbeitsplatz für all jene, deren Aufgaben dies zulassen. Die Büros in den Standorten werden jedoch nicht abgeschafft, sondern gezielt umgestaltet, sodass sie als Orte für den Austausch unter Mitarbeitern dienen.

SAP

Der Softwarehersteller SAP setzt im Umgang mit seinen Mitarbeitern auf größtmögliche Flexibilität. Beschäftigte können zwischen verschiedenen Arbeitsmodellen, unter anderem auch dem Homeoffice, wählen. Zusätzlich versucht der Konzern, mit Initiativen wie dem „SAP Mental Health Day” oder der „SAP Global Mindfulness Practice” für gesundheitliche Themen rund um das Arbeiten zu Hause zu sensibilisieren. 

Europäische Eisenbahngesellschaft

Bei diesem Beispiel aus unserem Kundenstamm wurde der „Management Tuesday“ eingeführt. Demnach muss das gesamte Management jeden Dienstag vor Ort im Büro sein, um wichtige Themen gemeinsam zu besprechen.

Hintergrund für diese Entscheidung war die stark projekthaft geprägte Arbeitsweise, die sich nicht mit reiner Remote-Arbeit verträgt. Das Personal nimmt dieses Angebot bisher sehr gut an, da der Dienstag sich als Wochentag gut dafür eignet und die Freiheiten des Homeoffices durch die Maßnahme nicht beeinträchtigt werden.

Damit beim Management Tuesday alles reibungslos läuft und die wertvolle Zeit möglichst effizient genutzt wird, werden an diesem Tag sämtliche Meetingräume geblockt und kleinere Events angeboten.

Ein netter Nebeneffekt: der Management Tuesday hat dazu geführt, dass auch Mitarbeiter anderer Hierarchiestufen an diesem Tag ins Büro kamen – ganz ohne Pflicht und Zwang.

3 Tipps für Ihre individuelle „Back to Office”-Strategie

Die Praxisbeispiele zeigen sehr deutlich, dass die Ansätze und Strategien von Unternehmen nicht unterschiedlicher sein können. Das beweist, wie individuell und komplex die Frage der Rückkehr der eigenen Mitarbeiter letztlich ist.

Dennoch haben wir in unserer Zusammenarbeit mit Kunden aus diversen Branchen einige übergreifende Aspekte ausmachen können, die sich positiv auf den Prozess auswirken:

1. Bieten Sie nicht nur Flexibilität, sondern auch einen Rahmen

Seien Sie sich darüber bewusst, dass nicht alle Angestellten darüber erfreut sein werden, ins Büro zurückzukehren. Sie haben die Vorzüge des Homeoffice kennengelernt und möchten diese nicht mehr missen.

Gleichzeitig halten die meisten Menschen ein bestimmtes Maß an Präsenzarbeit für wichtig.

Daher bevorzugen viele Menschen das hybride Arbeiten, weil es Ihnen das Beste aus beiden Welten bietet – höhere Produktivität und Effizienz bei gleichzeitig größerer Freiheit.

Wenn Sie also allen Mitarbeitern bestmögliche Arbeitskonditionen bieten wollen, sollten Sie die Möglichkeit des ortsunabhängigen Arbeitens nicht komplett ausschließen. Es existieren zahlreiche Hybridmodelle, die Homeoffice mit der Präsenz im Büro vor Ort vereinen.

Welches davon das geeignete ist, hängt stark von der individuellen Ausgangssituation eines Unternehmens sowie seiner Mitarbeiter ab. Einer Umfrage von Gallup nach wollen 4 von 10 Mitarbeitern komplett selbständig entscheiden, an welchen Tagen pro Woche sie im Büro arbeiten. Hingegen wünschen sich 6 von 10 Mitarbeitern eine feste Struktur, die von Unternehmensseite festgelegt wird. Das könnte beispielsweise ein Wochentag sein, an dem alle Teammitglieder vor Ort im Büro sein müssen, um sich auszutauschen. 

2. Nutzen Sie die gemeinsame Präsenzzeit sinnvoll

Das Arbeiten mit Kollegen in einem Büro ist im Allgemeinen wesentlich förderlicher für soziale Kontakte als das Homeoffice. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter im Rahmen eines Hybrid-Modells nur an bestimmten Wochentagen sehen, sollten Sie diese gemeinsame Zeit konstruktiv gestalten.

In anderen Worten, stellen Sie sicher, dass Ihre Teams an solchen Tagen nicht ins Büro kommen, um dort dann nur die gleichen Aufgaben zu erledigen wie im Homeoffice.

Stattdessen sollten Sie Bürotage gezielt dafür nutzen, den Austausch untereinander und die Kollaboration zu fördern. Neben offiziellen Veranstaltungen wie beispielsweise Meetings, Schulungen oder Workshops bieten sich hierfür auch gemeinsame Mittagessen, Teambuilding oder After-Work-Events an.

Das heißt allerdings nicht, dass Sie nicht auch bei der virtuellen Zusammenarbeit Raum für das Networking schaffen können. Laden Sie zum Beispiel Ihre Mitarbeiter einmal im Monat zu einem digitalen Kaffeetrinken ein, bei dem Arbeitsthemen tabu sind. Oder starten Sie Online-Meetings fünf Minuten früher, damit sich alle Teilnehmer entspannt unterhalten und auf den neuesten Stand bringen können.

In jedem Fall sollte das Miteinander ein fester Bestandteil Ihrer „Back-to-Office”-Strategie sein.

3. Binden Sie Ihre Mitarbeiter ein

Die Zufriedenheit Ihrer Belegschaft ist von enormer Bedeutung, schließlich sind Ihre Mitarbeiter ein wichtiger Hebel für den Erfolg Ihrer Organisation. Sie bei der Gestaltung der eigenen Arbeitsbedingungen vollkommen auszugrenzen, mag kurzfristig Entscheidungsprozesse einfacher gestalten. Langfristig wirkt sich das allerdings äußerst negativ auf die Motivation und den Zusammenhalt aus. 

Setzen Sie stattdessen lieber auf integrative Kommunikation und informieren Sie Ihre Mitarbeiter aktiv über einzelne Schritte beim „Back to Office“. Über Umfragen oder offene Austauschformate lassen Sie Ihre Mitarbeiter aktiv an der Gestaltung ihrer neuen Arbeitsrealität teilhaben. Nehmen Sie die Sorgen und Bedenken Ihrer Mitarbeiter dabei ernst, hören Sie zu und versuchen Sie, passende Lösungen zu finden – egal, ob es sich dabei um gesundheitliche Bedenken oder um die fehlende Kinderbetreuung geht.

Ein kontinuierlicher Austausch fördert nicht nur wertvolles Feedback, sondern auch die gemeinsame Vertrauensbasis zwischen Teams und Führungskräften.

Back to Office – Ein notwendiger Impuls

Unabhängig davon, ob man leidenschaftlicher Verfechter des Homeoffice oder des 9-to-5-Rhythmus ist, die Rückkehr vieler Unternehmen in die Büros hat für beide Seiten den gleichen positiven Effekt:

Die Notwendigkeit traditioneller Konzepte wird hinterfragt.

Genau diese bewusste Debatte rund um das Wo, das Wie und das Wann des Arbeitens schafft die Grundlage für zukünftige Veränderungen. Diese Reflexion braucht es, wenn neue Arbeitsmodelle langfristig eine Chance erhalten sollen.