Ausschreibung von SAP-Projekten: So vermeiden Sie Fallstricke und nutzen alle Potenziale
Ein neues SAP-Projekt steht an – und damit eine der wichtigsten Entscheidungen für Ihr Unternehmen. Die richtige Auswahl des Implementierungspartners und eine präzise Ausschreibung können über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Doch wie gelingt es, typische Stolpersteine zu umgehen? Welche Faktoren sind wirklich entscheidend, um eine reibungslose Umsetzung sicherzustellen?
Viele Unternehmen unterschätzen die Komplexität von SAP-Ausschreibungen. Fehlen klare Anforderungen oder ist der Vergabeprozess unstrukturiert, drohen unerwartete Mehrkosten, Verzögerungen und funktionale Einschränkungen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie typische Fehler vermeiden, Ihre Ausschreibung strategisch aufsetzen und den maximalen Nutzen aus Ihrem SAP-Projekt ziehen.
1. Die richtige Vorbereitung: Kennen Sie Ihre Ziele wirklich?
Bevor Sie an eine Ausschreibung denken, sollten Sie sich eine zentrale Frage stellen: Was genau soll das neue SAP-System für Ihr Unternehmen leisten?
Viele Unternehmen unterschätzen die Bedeutung einer umfassenden Bedarfsanalyse. Welche Prozesse müssen optimiert werden? Welche Herausforderungen bestehen in der Zusammenarbeit zwischen IT und Fachabteilungen? Ohne eine klare Zielsetzung kann die Ausschreibung ins Leere laufen – und das Projekt von Anfang an auf wackligen Beinen stehen.
Ein strukturierter Anforderungsworkshop mit allen relevanten Stakeholdern hilft, diese Hürden frühzeitig aus dem Weg zu räumen. Externe Experten bringen hier oft wertvolle Perspektiven ein und sorgen für eine ganzheitliche Sicht. Je präziser Sie Ihre Erwartungen formulieren, desto zielgerichteter kann das SAP-Projekt geplant werden.
Fragen Sie sich:
- Haben wir alle relevanten Fachabteilungen in die Anforderungsanalyse eingebunden?
- Sind unsere geschäftskritischen Prozesse ausreichend berücksichtigt?
- Gibt es eine abgestimmte Vision zwischen IT und Business?
2. Strukturierte Ausschreibungen: Warum sich Gründlichkeit lohnt
Eine SAP-Ausschreibung ist weit mehr als eine formale Angebotsanfrage. Sie ist Ihre Chance, den besten Partner für Ihr Unternehmen zu finden – und dabei von neuen Ideen und innovativen Lösungen zu profitieren.
Deshalb gilt: Setzen Sie nicht nur auf einen reinen Request for Proposal (RfP). Ergänzen Sie Ihre Ausschreibung um eine Markterkundung oder einen Request for Information (RfI), um wertvolle Impulse aus der Branche zu erhalten. Dies ermöglicht es Ihnen, vorab zu prüfen, welche technologischen Möglichkeiten es gibt – und ob Ihr geplantes Projekt wirklich marktgerecht ist.
Ein häufig unterschätzter Erfolgsfaktor ist zudem die Transparenz während der Ausschreibungsphase. Klare Bewertungskriterien und offene Kommunikation mit den Anbietern erleichtern nicht nur den Auswahlprozess, sondern schaffen auch Vertrauen.
Vermeiden Sie diese Fehler:
- Unklare oder unvollständige Anforderungen, die zu Fehlinterpretationen führen.
- Fokus auf den niedrigsten Preis statt auf Qualität und langfristigen Nutzen.
- Fehlende Bewertungsmatrix für eine objektive Anbieterauswahl.
3. Typische Fallstricke bei SAP-Ausschreibungen – und wie Sie sie umgehen
Auch mit der besten Vorbereitung gibt es Fallstricke, die immer wieder auftreten. Einer der häufigsten Fehler: Die Auswahl nach dem günstigsten Preis. SAP-Projekte sind komplex – Anbieter, die durch extrem niedrige Kosten auffallen, sparen oft an wichtigen Ressourcen wie Support oder qualifizierten Beratern. Das kann langfristig teuer werden.
Ein weiteres Problem ist die Vertragsgestaltung. Unklare Leistungsdefinitionen oder fehlende Eskalationsmechanismen führen in der Umsetzung oft zu Streitigkeiten und Verzögerungen. Hier sollten Unternehmen besonders sorgfältig vorgehen und Vertragsklauseln frühzeitig mit Experten abstimmen.
Achten Sie auf:
- Ein realistisches Budget, das alle relevanten Projektphasen abdeckt.
- Klare Definitionen von Verantwortlichkeiten im Vertrag.
- Frühzeitige Berücksichtigung von Change-Management und Schulungen.
4. Der richtige Implementierungspartner: Worauf kommt es an?
Nicht jeder SAP-Partner passt zu jedem Unternehmen. Branchenkenntnis, Projekterfahrung und Methodik sind essenziell – doch mindestens genauso wichtig ist die Chemie. Wie gut versteht der Anbieter Ihre individuellen Herausforderungen? Wie flexibel kann er auf unvorhergesehene Veränderungen reagieren?
Eine gute Möglichkeit zur Evaluierung ist eine Pilotphase oder ein kleineres Testprojekt. So lässt sich nicht nur die technische Expertise überprüfen, sondern auch die Zusammenarbeit im Alltag testen.
Fragen Sie sich:
- Hat der Anbieter nachweisbare Erfahrung in unserer Branche?
- Wie sieht seine Implementierungsmethodik aus – und passt sie zu unserer Unternehmenskultur?
- Gibt es Referenzen mit ähnlichen Projekten?
5. Erfolgreiche Umsetzung: Der Weg nach der Vergabe
Die Vertragsunterzeichnung ist nur der Anfang. Ein starkes internes Projektteam mit einem erfahrenen Projektleiter ist essenziell, um die Umsetzung zu steuern und mögliche Abweichungen frühzeitig zu identifizieren.
Regelmäßige Meilensteine, klare Kommunikationswege und eine agile Vorgehensweise helfen, Herausforderungen flexibel zu begegnen. Und nicht zu vergessen: Change-Management und Schulungen. Ein SAP-System ist nur so gut wie die Menschen, die es nutzen. Unternehmen, die hier sparen, riskieren Akzeptanzprobleme und Ineffizienzen.
Wichtige Erfolgsfaktoren:
Klare Verantwortlichkeiten und ein starkes Projektmanagement.
Regelmäßige Statusmeetings zur frühzeitigen Problemerkennung.
Strukturierte Schulungsprogramme für Endanwender.
Fazit: Ihre SAP-Ausschreibung als Sprungbrett zum Erfolg
Eine SAP-Ausschreibung ist kein reiner Verwaltungsakt – sie ist die Grundlage für eine erfolgreiche IT-Transformation. Unternehmen, die sich frühzeitig mit ihren Anforderungen auseinandersetzen, eine strategische Ausschreibung gestalten und den richtigen Partner auswählen, profitieren langfristig von effizienteren Prozessen, reduzierten Kosten und einer zukunftssicheren IT-Landschaft.
Investieren Sie Zeit in die Vorbereitung, setzen Sie auf Transparenz und Struktur – und nutzen Sie die Ausschreibung als Chance, um Ihre Unternehmensprozesse nachhaltig zu optimieren. Mit der richtigen Herangehensweise wird Ihre SAP-Einführung nicht zum Risiko, sondern zum Erfolgsfaktor für Ihr Business.
