Low Performer Projekte im IT-Projekt-Portfolio Management: Erkennen, Hinterfragen und Handeln
Im dynamischen Umfeld des Projekt-Portfolio Managements (PPM) ist es entscheidend, nicht nur neue Projekte zu initiieren, sondern auch bestehende kritisch zu hinterfragen. Besonders wichtig wird dies, wenn unerwartete Anforderungen auftauchen und Ressourcen neu verteilt werden müssen. Dieser Blogbeitrag beleuchtet unsere Beobachtungen und Ansätze, wie man Low Performer Projekte identifiziert, bewertet und gegebenenfalls stoppt, um Ressourcen optimal zu nutzen.
Identfikation von Low Performer Projekten
Um Low Performer Projekte zu erkennen, benötigen Portfolio Manager klare Kriterien und aussagekräftige Daten. Entscheidend ist das Verhältnis zwischen eingesetzten Ressourcen und erzieltem Wertbeitrag. Studien zeigen, dass bis zu 30 % der Projekte in Unternehmen als Low Performer eingestuft werden können [1].
Wichtige Indikatoren für schlechte Projektperformance sind:
- Budgetüberschreitungen
- Zeitliche Verzögerungen
- Qualitätsmängel bei Lieferungen
- Geringe Stakeholder-Zufriedenheit
- Mangelnde Ausrichtung an strategischen Zielen
Letzten Endes geht es um das Verhältnis eingesetzter Ressourcen zu messbaren Projektergebnissen (Value-Progress). Ein effektives PPM-Tool sollte eben diese Daten als Meldungen aus den Projekten zentral erfassen, auswerten und visualisieren. Laut einer Umfrage nutzen jedoch nur 22% der Unternehmen spezialisierte PPM-Software, was die Identifikation von Problemprojekten erschwert [2].
Der Entscheidungsprozess: Von der Erkenntins zur Handlung
- Analyse auf Bereichsebene:
Zunächst sollte der betroffene Unternehmensbereich (z.B. Sales) sein Teil-Portfolio prüfen. Dies ermöglicht eine erste Einschätzung und potenzielle Lösungen innerhalb des Bereichs.
- Gremiumsdiskussion:
Anschließend wird das Thema in einem übergreifenden Gremium aus Fachbereich und IT diskutiert. Hier werden bereichsübergreifende Lösungen erörtert.
- Entscheidungsfindung:
Das Gremium entscheidet über Stopp, Anpassung oder Fortführung des Projekts basierend auf den vorliegenden Daten, strategischen Überlegungen und der geführten Diskussion.
Umgang mit Konflikten und Widerständen
Wir beobachten, dass dieser Prozess Konfliktpotenzial birgt. Projektleiter oder Stakeholder könnten sich angegriffen fühlen, wenn ihre Projekte in Frage gestellt werden. Um dem entgegenzuwirken, sind folgende Ansätze hilfreich:
- Transparente Kommunikation: Klare, nachvollziehbare Darlegung der Bewertungskriterien und des Prozesses.
- Einbindung aller Stakeholder: Frühzeitige Beteiligung aller Betroffenen am oben beschriebenen Entscheidungsprozess.
- Unabhängige Moderation: Ein neutraler Moderator kann helfen, Diskussionen zu objektivieren.
Der Portfolio Manager im Zusammenspiel mit der Strategieabteilung können hier wirkungsvoll als Vermittler agieren und die Notwendigkeit der Überprüfung im Kontext der Gesamtstrategie verdeutlichen.
Technische Anforderungen an PPM-Tools
Ein leistungsfähiges PPM-Tool ist unerlässlich für effektives Management von Low Performer Projekten. Wir finden bei z.B. Gartner umfangreiche Auswahlhilfen für ein PPM Tool [5][6]. Es sollte für unseren Kontext folgende Funktionen bieten:
- Echtzeit-Datenerfassung: Automatische Aktualisierung von Projektdaten auf Basis der Statusberichte der Projektmanager
- Visualisierung: Übersichtliche Darstellung von Ressourceneinsatz- und Projektfortschritt-KPIs
- Prognosemodelle: KI-gestützte Vorhersagen zur Projektentwicklung
- Szenarioanalysen: Simulation verschiedener Handlungsoptionen, wie zum Beispiel zusätzlichen Management Support, fokussiertes Change-Management, kurzzeitiger, zusätzlicher Einsatz von erfahrenen Experten.
Studien zeigen, dass Unternehmen mit fortschrittlichen PPM-Tools eine um 28% höhere Projekterfolgsrate aufweisen [3].
Kultureller Wandel als Schlüssel zum Erfolg
Die größte Herausforderung liegt oft in der Unternehmenskultur. Viele Organisationen scheuen sich davor, laufende Projekte kritisch zu hinterfragen. Um den dafür grundlegenden kulturellen Wandel zu fördern, sind folgende Schritte wichtig:
- Führung mit gutem Beispiel: Das Top-Management muss die Notwendigkeit regelmäßiger Projektüberprüfungen vorleben
- Schulungen und Workshops: Mitarbeiter müssen im Umgang mit Projektkritik und -anpassungen geschult werden
- Anreizsysteme anpassen: Belohnung von Transparenz und proaktivem Umgang mit Projektproblemen statt Verschleierung
Fazit: Kontinuierliche Optimierung als Weg zum Erfolg
Indem Organisationen einen strukturierten Ansatz zur Bewertung und Anpassung ihrer Projektportfolios etablieren, schaffen sie die Voraussetzungen, um flexibel und zeitnah auf neue Anforderungen zu reagieren und ihre Ressourcen optimal einzusetzen. Der Weg mag herausfordernd sein, aber die Ergebnisse – erhöhte Effizienz, bessere Strategieumsetzung und letztlich größerer Geschäftserfolg – machen ihn zu einer lohnenden Investition.
Die Fähigkeit, Low Performer Projekte zu identifizieren und entsprechend zu handeln, ist entscheidend für den langfristigen Erfolg im Projekt-Portfolio Management. Seien Sie mutig. Es erfordert nicht nur die richtigen Tools und Prozesse, sondern auch einen kulturellen Wandel hin zu mehr Transparenz und Flexibilität. Unternehmen, die dies meistern, können nachweislich ihre Projekterfolgsrate um bis zu 40% steigern [4].
grandega ist Experte in diesem Umfeld und geht mit Ihnen diesen Weg, bei dem es nicht nur auf Prozess- und Toolwissen ankommt, sondern auch auf profunde Erfahrung im begleitenden Change-Management.
