SAP ist für Organisationen wie ein Thermomix für die Küche oder ein gut sortierter Werkzeugkoffer für den Handwerker- ein Tool, mit dem sich komplexe Abläufe viel einfacher, übersichtlicher und automatisiert gestalten lassen.
Die breite Produktpalette aus dem Hause SAP in Walldorf setzt schon seit Jahren den weltweiten Standard für ERP(Enterprise Ressource Planig) Systeme. Entsprechend viele KMU und Großunternehmen arbeiten mit den Anwendungen, die Funktionen für nahezu alle Bereiche des Geschäftsalltags entlang der Wertschöpfungskette auf einer digitalen Plattform vereint.
Mit mehr als 230 Millionen Cloud-Nutzern und der wohl umfangreichsten Auswahl an Modulen und Integrationen auf dem Markt ist die SAP-Software eine beliebte Wahl, wenn es um die Digitalisierung von Organisationen geht. Doch bei allen Superlativen: ähnlich wie die Hightech-Kochmaschine Thermomix kann auch SAP seine Tücken bei der Implementierung und der Anwendung im Praxisalltag haben.
Eine davon ist die hohe Komplexität, bedingt durch den hohen Grad der unternehmensweiten Integration, des Systems. Weshalb der Software gern der Ruf nachhallt, langatmig, kompliziert, trocken und schwer zu sein. Dem muss aber nicht so sein! Richtig eingesetzt ist SAP ERP Software nicht nur effizient, sondern wird sogar Spaß bei der Anwendung machen! In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie das geht.
Ist bei der SAP-Software alles Gold, was glänzt?
Zugegeben, nicht wenige der Unternehmen, die ihre Abläufe und Informationen mit einer Lösung aus dem Hause SAP steuern, haben im Laufe dieser Zeit kontrastreiche Erfahrungen gemacht.
Auf der einen Seite stehen dabei Vorteile wie
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- die hohe Sicherheit des Systems,
- die größere Agilität von Prozessen durch die zentrale Steuerung,
- der Komfort einer integrierten “All in One”-Lösung,
- die große Auswahl an Modulen und Produkten, die die wichtigsten Geschäftsfelder abdecken (Finanzen, Vertrieb, Personalwesen, Produktion, Materialwirtschaft, Instandhaltung etc.)
- und nicht zuletzt der hohe Bekanntheitsgrad der Software, wodurch viele Mitarbeiter Kenntnisse zur Funktionsweise teilweise schon bei ihrer Ausbildung oder in ihrer Berufslaufbahn erwerben.
Diesen Superlativen stehen allerdings einige Aspekte gegenüber, die die Euphorie einer Organisation bei der digitalen Transformation nachhaltig dämpfen können.
Digitalisierung mit SAP = Stress, Angst und Panik?
Bei unserer Zusammenarbeit mit Organisationen aus allen Branchen erhalten wir beim Thema SAP häufiger verhaltene Reaktionen. Diese begründen meist auf Erfahrungen von Projektmitarbeitern und Führungskräften, die nicht nur positiv ausfallen:
- (Zu) hohe Anforderungen an die Standardfunktionen und die Integration – jeder Geschäftsbereich ist in seinen Prozessen und Strukturen ein weitgreifendes und häufig kundenindividuell spezialisiertes Feld. Hinzu kommen die individuellen Bedürfnisse von Organisationen und Anwendern an entsprechende Software-Lösungen. So kann es vorkommen, dass die Vorstellungen der Fachbereiche zur Funktionsweise von SAP ERP-Systemen nur bedingt erfüllt werden.
- Planungsschwierigkeiten – Unternehmen, die auf die neuen, häufig cloudbasierten Produkte aus Walldorf migrieren oder zur bestehenden IT Landschaft weitere, neue Produkte der SAP einführen wollen, verstricken sich gern in Planungsschwierigkeiten. So werden Zeitpläne häufig nicht eingehalten, sodass Projektmitglieder oder gar ganze Fachbereiche deutlich länger in Projekten gebunden sind, als es notwendig wäre. Gleichzeitig verschieben sich durch die hohe Integration der SAP-Landschaft parallele Projekte. Somit geraten die drei Dimensionen der Projektarbeit (Zeit, Qualität und Budget) aus dem Gleichgewicht. Das sorgt für unnötigen Stress bei allen Beteiligten.
- Herausforderungen bei der Koordination – obwohl SAP mit leichter Bedienbarkeit der Software wirbt, mangelt es der intelligenten Suite manchmal an Übersichtlichkeit. Eine bekannte Fragestellung ist beispielsweise: “Welche Prozesse bilde ich in welcher Lösung, mit welchen Stammdaten ab und wie orchestriere ich diese zu einem effektiven und produktiven Ganzen?” Zu den Folgen gehört unter anderem, dass Größen wie Budget, Scope und Zeitrahmen nicht gemäß initialer Zielsetzung erreicht werden. Regelmäßig werden auch Themen und Inhalte auf spätere Momente verschoben und anschließend nicht mehr umgesetzt.
Umstellung von SAP ERP ECC 6.0 auf SAP S/4HANA – und jetzt?
Ein weiterer Punkt, der bei Unternehmen für zusätzliches Haareraufen sorgt, ist die Umstellung vom bisherigen Kernprodukt SAP ERP ECC 6.0 auf die neueste Technologie SAP S/4HANA. Auch die Cloud-Plattform der nächsten Generation lockt mit großen Versprechen wie einer besseren Usability, mehr Performance und signifikanten Kostenreduktionen.
Dem gegenüber stehen allerdings die Sorgen von Organisationen, die mit SAP ECC bereits Praxiserfahrung gesammelt haben. Das äußert sich gern einmal in Reaktionen wie „Oh mein Gott, nicht schon wieder ein SAP Projekt”, „Das wird eh nix”, „Ich will aber meine, für mich im ECC entwickelten Lösungen behalten“ oder „Da warten wir erstmal ab, ob das überhaupt taugt”.
Doch auch wenn sich dieses Zögern im ersten Moment wie smartes Sichergehen anfühlt – tatsächlich stehen solche Ressentiments den Erfolgen Ihrer Projekte nur im Weg.
Denn wenn Sie einige grundlegende Schritte beim Einsatz der neuen SAP Software beachten, kann Ihnen das System bei der Steuerung Ihrer Abläufe große Hilfe leisten. Und sogar für mehr Motivation und Begeisterung bei der Ressourcenplanung sorgen.
SAP= Spaß An Prozessen!
Der wohl größte Fehler, den Unternehmen bei der Digitalisierung mit SAP begehen, ist der, nicht aus gemachten Erfahrungen zu lernen. Ganz im Stile der Definition des Wahnsinns werden häufig immer wieder dieselben Schritte unternommen, gleiche Vorgehensmodell gewählt und doch andere Ergebnisse erwartet. Frustration ist so schon vorprogrammiert.
Wie nachhaltige Umstellung und Arbeit mit SAP S/4HANA gelingen soll, lohnt es sich, zunächst einen Schritt zurück zu unternehmen. Die Vergangenheit aufzuarbeiten und aus gelernten Lektionen eine ganzheitliche Strategie zu entwickeln, die saubere Erwartungen und Planung ermöglicht. Dafür bedarf es eines Change Managements, dass in erster Linie agil ist und sich weit über das Silodenken hinauswagt.
Als Management- und Technologieberatung begleitet das grandega Team solche anspruchsvollen plattformbasierten Transformationsprozesse regelmäßig. Unser Ansatz ist dabei mehrdimensional. Neben der Analyse der Organisation selbst beziehen wir in unsere Arbeit auch die Aspekte der angewandten IT, bestehende Prozesse sowie die betroffenen Kunden und Mitarbeiter ein. Denn was nützt beispielsweise die beste SAP-Software, wenn Ressourcen damit nicht vernünftig gemanaged werden.
Mit unserem Transformationskompass stehen wir Ihnen als aktiver Partner zur Seite – von der Bestandsanalyse, über die strategische Beratung zum Rollout der SAP-Applikation in Ihrem Unternehmen bis hin zur ganzheitlichen Umsetzung und langfristigen Qualitätssicherung.
Das schafft für Sie ideale Voraussetzungen, um Ihre SAP-Projekte strukturell und organisatorisch effizienter zu gestalten. Das nimmt einerseits Ihren Mitarbeitern und Führungskräften viel Stress von den Schultern, den sie bei nicht optimaler Anwendung der ERP Software abfedern müssten. Nicht selten hören wir dabei sogar Feedback wie “SAP kann ja doch Spaß machen”.
Andererseits schafft ein professionelles Rollout-Management messbare Erfolge. Gern erzählen wir Ihnen bei einem ersten Impulsgespräch zu Ihrem Transformationsvorhaben mehr darüber.
